Red Flags: Digitálna evidencia múzejných zbierok (IS DEMZ)

Juraj_Dillinger · October 25, 2022, 7:32pm

Názov: Digitálna evidencia múzejných zbierok (IS DEMZ)

Garant: Slovenské národné múzeum

Stručný opis: Projekt na vybudovanie nového centrálneho systému evidencie múzejných zbierok. Hodnota nového informačného systému tkvie v zrýchlení, zefektívnení, zjednodušení a konsolidácii pracovných činností odborných zamestnancov pamäťových a fondových inštitúcií, najmä kurátorov, dokumentátorov, konzervátorov, reštaurátorov a kustódov.

Náklady na projekt: 949 tisíc Eur (investície) + 60 tisíc Eur/rok (prevádzka) s DPH

Aktuálny stav projektu: Obstarávanie

Čo sa práve deje:

27.10.2022 Schvaľovanie na RV OPII, či bude projekt financovaný z OPII

Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt IS DEMZ presahuje rámec Slovenského národného múzea (SNM) a predstavuje rozvoj informatizácie aj ďalších pamäťových inštitúcii v SR. Predložený projekt rieši viaceré prioritné oblasti informatizácie, najmä vendor lock-in, OpenData, OpenAPI. Avšak projekt zjavne rieši iba mimoriadne úzky výsek biznis domény evidencie zbierok, v jeho dokumentácii nie sú žiadne informácie k tejto oblasti. Projekt nie je naviazaný na žiadnu reformu/optimalizáciu procesov. Kalkulácia efektívnosti uvádza absolútne nereálne údaje prezentované ako prínosy projektu. SNM pritom evidentne projekt už realizuje, prebiehajúce VO má vyhláseného víťaza. Záujem SNM o transparentnosť a participáciu je zjavne iba formálny.

Stanovisko Slovensko.Digital: Sme presvedčení, že na základe predloženej dokumentácie nie je možné projekt schváliť, vzhľadom na nereálne údaje prezentnované v CBA, absenciu informácií týkajúcej sa biznis domény projektu. Ak má byť projekt financovaný z OPII, je nevyhnutné ho realizovať iba ako doplnok k prebiehajúcej reforme v jeho doméne.

HODNOTENIE RED FLAGS

I. Prípravná fáza

Reforma VS

Ide o projekt týkajúci sa štandardného agendového IS, napriek tomu nie je naviazaný na žiadnu reformu/optimalizáciu procesov.
V projektových dokumentoch nie sú popísané procesy a činnosti odborných zamestnancov pamäťových a fondových inštitúcií, najmä kurátorov, dokumentátorov, konzervátorov, reštaurátorov a kustódov, ktoré majú byť optimalizované a podporované IS DEMZ.

Merateľné ciele (KPI)

Merateľné ukazovatele podľa projektového zámeru:

Za relevantný biznis cieľ považujeme z toho iba zámer na skrátenie času na zaevidovanie záznamu o 17%. Zámer realizovať OpenData a OpenAPI vítame, merateľné ukazovatele v tejto oblasti však nijako nevypovedajú o dosiahnutí cieľov pre tieto témy.

Postup dosiahnutia cieľov

Dosiahnutie cieľov projektu sa javí ako realistické, najmä vzhľadom na to, že VO už je v stave vyhlásenia víťaza. Projekt bude realizovaný metódou Waterfall a jednotlivé etapy sú navrhnuté správne. Projekt má byť ukončený do 30.10.2023.
Upozorňujeme, že v pôvodnom pláne projektu (z novembra 2021) boli stanovené termíny, ktoré už neboli dodržané, napr. iniciačná fáza mala byť ukončená do mája 2022. V aktuálnom pláne pritom boli skrátené odhadované doby pre implementáciu, testovanie, nasadenie, dokončovaciu fázu a podporu prevádzky.

Súlad s KRIS

Koncepcia rovoja IT (KRIT) Slovenského národného múzea je integrovanou súčasťou rezortného KRIT Ministerstva kultúry SR. Tento projekt je súčasťou KRIT.

Biznis prínos

Cieľe a výstupy projektu zapadajú do dlhodobých cieľov SNM. Avšak stanovené ciele projektu v tejto oblasti sú iba nízke, nie je možné vyhodnotiť nakoľko práve tento projekt pokryje biznis potreby SNM pre oblasť evidencie zbierok.
Z uvedeného projektu nie je nijako zrejmý rozsah agendy (evidencia zbierok), jej súčasný stav, ciele do budúcnosti, potrebné kapacity, ani možnosti SNM.

Príspevok v informatizácii

Projekt je v súlade s cieľmi informatizácie verejnej správy, ktoré sú definované v NKIVS. Projektom majú byť riešené viaceré prioritné oblasti informatizácie VS, najmä vendor lock-in, OpenData, OpenAPI.
V projekte nie je dostatočne definované nakoľko sa realizáciou projektu prispeje k naplneniu cieľov/KPI v NKIVS.

Štúdia uskutočniteľnosti

V MetaIS nie sú zverejnené/aktualizované udaje o projekte, napr. Cena projektu, Špecifické informácie (Fáza projektu, Program), Finančné informácie a najmä Linka na vestník verejného obstarávania.
Informácie o projekte v súčasnosti nezohľadňujú prebiehajúce VO.

Alternatívy

V projektových dokumentoch sú alternatívne spôsoby riešenia popísané iba veľmi stručne, nie je možné ich vyhodnotiť. Absolútne absentuje identifikácia alternatív na dosiahnutie biznis cieľov.
Multikriteriálna analýza nie je porovnanie viacero celkových riešení, ale len postupný výber vhodných riešení pre jednotlivé úrovne architektúry IS.

Kalkulácia efektívnosti

CBA analýza je absolútne nereálna.
Ako “kvalitatívne prínosy projektu” dosiahnuté v druhom roku projektu, má byť dosiahnutá úspora 186346 hodín času, to je 116 človeko-rokov. Tento údaj sa však v skutočnosti neviaže k novej činnosti pomocou posudzovaného IS, ale iba k hodnote existujúcich záznamov v súčasnom IS. Je pritom samozrejmé, že doterajšie údaje v IS majú byť migrované do nových IS, toto nei je možné považovať za prínos projektu.
“Prínosy” počas ďalších rokov sú kalkulované ako “5% nárast počtu záznamov”. To je taktiež nesprávne, keďže aj pomocou súčasného systému evidentne sú “nové záznamy” vytvárané. Navyše je tento rast kumulatívny, t.j. v 10 roku projektu je kalkulovaný nárast 17% oproti predošlému roku, čo vyzerá nereálne a nie je to nijako odôvodnené.
Správne by mali ako prínosy projektu v tejto kategórii byť uvedené iba úspory času pri vytváraní záznamov. Podľa KPI projektu má byť táto úspora na úrovni 5 min na záznam. Pri použití týchto údajov vychádzajú prínosy projektu spolu za 10 rokov na úrovni 780 tisíc Eur. Projekt teda nie je rentabilný.
Chýba hodnotenie UHP pre kalkuláciu efektívnosti.

Navyše v projektovej dokumentácii sa nijako rieši biznis doména evidencie záznamov, preto nie je možné z CBA kalkulácia zistiť koľko vlastne objektov evidencie je, koľko SNM potrebuje ešte zaevidovať, aké má na to ľudské zdroje atď.

Participácia na príprave projektu

Verejné pripomienkovanie vyhlásilo SNM 27.9.2022. V tom čase už bolo vyhlásené verejné obstarávanie a dokonca aj uplynul termín predkladania ponúk. Verejné pripomienkovanie projektu bolo uvedené iba na webe SNM.
Projektová dokumentácia bola zverejnená v MetaIS až po ukončení Verejného obstarávania.
Je teda evidentné, že záujem o transparentnosť a participáciu na tomto projekte je iba formálny a týmto spôsobom nebolo možné reálne smerovanie projektu ovplyvniť.

Dokumenty

Online informácie: MetaIS

Dokumenty fázy Príprava projektu:

01_KRIS_buduci_stav_kris_760.pdf (43.7 KB)
02_PD-projekt_1479_Projektovy_zamer_detailny-121022-0903-11182.pdf (2.4 MB)
-03_I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DEMZ_121022_v_1.92.xlsx (697.1 KB)
04_Zamer_narodného_projektu_IS_DEMZ_FIN_12102022.docx (111.8 KB)
05_Zapisnica RV_4_11102022.doc (159 KB)
06_Zapisnica_z_verejneho_pripomienkovania_projektu_DEMZ.xlsx (15.2 KB)
07_Suhlasne_stanovisko_MIRRI_29032022.pdf (2.5 MB)
Dopracované dokumenty pre schválenie financovania projektu z OPI (10.11.2022)I:
PD-projekt_1479_Projektovy_zamer_detailny-101122-0822-13549.pdf (2.4 MB)
I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DEMZ_20221102_v_1.94.xlsx (696.9 KB)
Zámer národného projektu IS DEMZ_FIN 101122.docx (112.5 KB)

Verejné obstarávanie: https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie-dokumentov/detail/3231933.

Dokumenty fázy Verejné obstarávanie:

IS DEMZ LINK NA ZaKAZKU.pdf (193.2 KB)
informacia_o_vysledku_vyhodnotenia_ponuk.pdf (187.5 KB)

Súťažné podklady zakázky IS DEMZ:

sutazne_podklady.pdf (292.6 KB)
priloha_c_2_kriteria.doc (145 KB)
priloha_c_3a_zmluvne_podmienky_zmluva_o_dielo.docx (179.0 KB)
priloha_c_3b_zmluvne_podmienky_zmluva_o_podpore_prevadzky_udrzbe_a_rozvoji_informacneho_systemu.docx (169.0 KB)
priloha_c_4_podmienky_ucasti.pdf (209.4 KB)
priloha_c_5_vyhlasenia.doc (141.5 KB)
priloha_c_6_strukturovany_rozpocet.xlsx (15.9 KB)
Priloha_c_1_opis_predmetu_zakazky:
Opis_predmetu_zakazky_v_7.0.docx (256.1 KB)
priloha_c_1_CAIR_CEMUZ_e4g.xsd (110.2 KB)
priloha_C_1_priklad_1.xml (1.3 MB)
priloha_c_1_priklad_2.xml (966.9 KB)
_- priloha_c_1_priklad_3.xml (1.2 MB)
priloha_c_1_priklad_4.xml (1.5 MB)
priloha_c_2_popis_poloziek_is_esez.docx (106.6 KB)
priloha_c_3_filtrovacie operatory.xlsx (12.2 KB)
snm_struktura13052015.xls (197.5 KB)
projekt_1479_Projektovy_zamer_detailny.pdf (2.4 MB)
projekt_1479_Pristup_k_projektu_detailny.pdf (2.4 MB)
I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DEMZ_141121_v_1.7 (2.4).xlsx (693.7 KB)
P_01_a_I_01_a_M_02_1_PRILOHA_1_REGISTER_RIZIK-a-ZAVISLOSTI_DEMZ_201021_v0.9_1.xlsx (116.3 KB)

Aktivity

V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:

05.07.2022 Vyhlásené verejné obstarávanie na IS DEMZ
26.9.2022 Termín pre predkladanie ponúk do VO
10.10.2022 “Verejné” prerokovanie projektu IS DEMZ zamestnancami SNM
11.10.2022 Schválenie navýšenia ceny projektu IS DEMZ o 18 478, 97 EUR na zabezpečenie financovania Interného manažéra riadenia kvality a partnera (MIRRI SR) na zabezpečenie Externej podpory riadenia kvality
11.10.2022 Na riadiacom výbore SNM bola predložená informácia o vyhodnocovaní verejného obstarávania na dodávateľa IS DEMZ.
20.10.2022 Vyhodnotenie VO IS DEMZ. Úspešný uchádzač (z 3 uchádzačov): Axiell s.r.o., IČO: 24127582, Na Radosti 106/64 15521 Praha 5,J CZ. Cena: 670 939,20 EUR (vrátane DPH)