Názov: Digitalizácie a modernizácie elektronických služieb štátnych archívov v európskom kontexte
Garant: Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky
Stručný opis: V projekte sa má vybudovať 10 digitalizačných centier, ktorých prevádzkou sa za 10 rokov podarí odstrániť existujúci archívny dlh (cca.320 miliónov nespracovaných archívnych dokumentov) a zastaviť vznik nového. Aby to bolo možné dosiahnuť, budú optimalizované pracovné postupy s dokumentami. Zavedené budú aj ďalšie elektronické služby na prácu s archívnymi dokumentmi. Projekt je súčasťou dlhodobej stratégie elektronizácie štátnych archívov v správe MV SR.
Náklady na projekt: 19,5M Eur (investície) + 8,6M Eur (prevádzka počas 10 rokov)
Aktuálny stav projektu: Príprava projektu
Čo sa práve deje:
- 11.07.2023 Schvaľovanie projektu v Komisii pre cieľ 1 OP Slovensko
Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt sleduje reálne a dôležité ciele, na ich dosiahnutie je aj správne zameraný. Je v súlade s dlhodobými stratégiami digitalizácie štátnych archívov MV SR a nadväzuje na predchádzajúci projekt v tejto oblasti. Navrhnuté riešenia sú dostatočné a realistické, z pohľadu biznis potrieb, aj technologických možností. V dokumentácii je však výsledok predchádzajúceho projektu slabo vyhodnotený, rovnako aj analýza možností riešenia je iba formálna. Ako pomerne rizikovú hodnotíme reálnu schopnosť naplnenia vytýčených cieľov. V projekte absentuje komplexný pohľad na digitalizáciu a správu elektronických archívnych dokumentov, tak z hľadiska nákladov, ako aj absenciou návrhu na riešenie celkových 200km nespracovaných archívnych dokumentov.
Stanovisko Slovensko.Digital: V projekte sme neidentifikovali zásadné riziká, ktoré by bránili jeho schváleniu. Vzhľadom na vysoko nastavené ciele je však počas realizácie potrebné doriešiť spôsob práce v digitalizačných pracoviskách tak, aby ciele boli reálne splnené.
Zároveň očakávame vyhodnotenie splnenia cieľov predchádzajúceho projektu ISEA financovaného z OPIS a prezentovanie komplexného pohľadu na digitalizáciu a správu elektronických archívnych dokumentov v správe MV SR.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
Projekt rieši kritický problém štátnych archívov - “archívny dlh”, t.j. nespracované archívne dokumenty. V popise projektu sa uvádza, že “Archívny dlh je v súčasnosti na úrovni 50km dokumentov”, to je cca. 200-440 miliónov nespracovaných dokumentov. Prírastok nových dokumentov je cca. 2km dokumentov. Celý tento archívny dlh má byť spracovaný do 10 rokov nový nemá vznikať.
Na dosiahnutie tohto cieľa je navrhnutá automatizácia spracovania dokumentov, dokonca s použitím prvkov strojového učenia.
Avšak v kap. 4.6.4.4. dokumentu Prístup k projektu sa uvádza, že celkový objem nespracovaných archívnych dokumentov je až 200km, pričom nie je zrejmé, ako a kedy bude riešených zvyšných 150km (to je cca. 960 miliónov kusov) nespracovaných dokumentov. Táto diskrepancia nie je vysvetlená.
Merateľné ciele (KPI)
Merateľné ukazovatele podľa projektovej dokumentácie:
KPI 1. Inkrement
KPI 2. Inkrement
(bm = bežný meter arch. dokumentov ~ 500-1100 listov, hodnoty v bm v tabuľke sú myslené za mesiac)
Merateľné ukazovatele sú nastavené presne na splnenie vytýčeného biznis cieľa: spracovanie archívneho dlho do 10 rokov a zastavenie jeho ďalšieho vzniku.
Postup dosiahnutia cieľov
Projekt bude realizovaný v dvoch inkrementoch:
Rizikom je krátky čas plánovaný na realizáciu aktivít. Požiadavky na funkčnosť systému a spôsob riešenia sú dostatočne definované, slabo je popísané potrebné personálne zabezpečenie.
Na splnenie požiadaviek na spracovanie archívneho dlhu bude v cieľovom stave na každom z 10 pracovísk počas 9 rokov 200 pracovných dní a 8 hodín pracovnej doby potrebné spracovať 32-71 archívnych listov každú minútu, čo je mimoriadne vysoká hodnota, pre dosiahnutie ktorej nevidíme v projekte adekvátne záruky.
Súlad s KRIS
Projekt je súčasťou kontinuálneho rozvoja Štátnych archívov MV SR, je definovaný v KRIT MV SR a je v súlade s vládou SR schválenou Stratégiou ochrany archívnych dokumentov na roky 2022 – 2026. Nadväzuje na vybudovanie IS Elektronický archív MVSR financovaného z OPIS.
Biznis prínos
Projekt rieši kritickú absenciu digitalizačných kapacít štátneho archívu.
V inkremente 1 sa má vybudovať 10 digitalizačných pracovísk - v mieste Slovenského národného archívu, Slovenského banského archívu v Banskej Štiavnici a v 8 pracoviskách SNA v sídle každého kraja.
V inkremente 2 sa plánuje “masová digitalizácia existujúcich archívnych dokumentov” a automatizácia digitálneho spracovania novo prichádzajúcich dokumentov.
Príspevok v informatizácii
Predmetom projektu je zavedenie a automatizácia prevodu archívnych dokumentov do elektronickej formy a služby na prácu s nimi. Projekt dopĺňa existujúci systém ISEA.
Vendor Lock-in a autorské práva - V projektových dokumentoch prípravnej fázy sú jednoznačne požadované/definované podmienky, aby bol vylúčený právny (licencia, vlastnícke práva), dátový a technologický lock-in. Autorské práva k SW sú definované tak, že je jasne oddelené čo sa dodáva ako produkt s vhodnou licenciou a čo sa dodáva ako vývoj na zákázku s tým, že objednávateľ má k tomu všetky majetkové práva, t.j. môže výstupy projektu použiť ako chce (meniť, dať ďalším, zverejniť atď.)
Protoyp GUI a navigácie - V projektových dokumentoch prípravnej fázy je požadovaný prototyp digitalizačného pracoviska v rámci 1. inkrementu realizácie projektu.
Elektronické služby/ funkcionalita/ formuláre - V projekte sú požadované/definované “oficiálne” služby a funkcionalita, ktoré sú skutočne potrebné.
OpenAPI - Riešenie má byť predmetom analýzy.
Riadenie/migrácia údajov - V projekte je riešená migrácia doteraz zdigitalizovaných archívnych objektov vrátane kvality dát a ich prenosu.
MyData - V projekte je plánovaná elektronická služba, kde sa subjekt (FO/PO) dozvie aké údaje sú o ňom spracúvané v archívnych systémoch a služby pre bádateľov v archívoch.
OpenData - V projekte sa plánuje zverejňovanie datasetov na data.gov.sk. Presný rozsah bude vyšpecifikovaný v Realizačnej fáze projektu, ale minimálny plánovaný rozsah je definovaný už v dokumentácii iniciálnej fázy projektu.
Zdrojový kód/ OpenSource - V projekte nie je požadované/definované, že zdrojový kód s dokumentáciou bude samostatným výstupom projektu, bude zverejňovaný a dostupný a že dokumentácia zdrojového kódu bude zverejňovaná a dostupná. Požadované je len to, že zdrojový kód má mať licenciu EUPL.
Štúdia uskutočniteľnosti
Projekt má vypracované a schválené projektové dokumenty Prípravnej fázy. Predmet projektu je definovaný dostatočne. V projektovej dokumentácii je slabo spracované porovnanie rizík.
Nie sú detailnejšie popísané súvisiace aktivity mimo dodania SW a HW potrebné na dosiahnutie cieľov projektu.
V dokumentácii je mimoriadne slabo vyhodnotený predchádzajúci projekt IS Elektronického archívu, financovaný s OPIS. Jeho ciele boli z veľkej časti podobné ako ciele tohto projektu, napr. boli vybudované úložiská s kapacitou 1,5 PB, čo pri použití koeficientov z projektovej dokumentácie je kapacita pre viac ako 62 miliónov dokumentov.
Alternatívy
V projekte sú definované tri alternatívy: súčasný stav, čiastočné riešenie a plné riešenie. Vybrané bolo plné riešenie. V projekte nie sú porovnávané viaceré alternatívne riešenia, ktoré by obsahovali všetky časti projektu.
Zvažované bolo použitie existujúcich digitalizačných a úložných kapacít z pracovísk Ministerstva kultúry SR.
Kalkulácia efektívnosti
V CBA je odôvodnenie projektu spracované uveriteľne. Čísla uvedené v kalkulácii efektívnosti sú založené na realite. Pre overenie úspor sa projekt bude realizovať v dvoch inkrementoch. Personálne zabezpečenie digitalizácie sa bude realizovať externými aj internými zamestnancami. Interní zamestnanci sa budú podieľať na procese digitalizácie, primárne v odborných a dozorných roliach, pričom v rámci projektu sa plánuje aj ich zaškolenie v nových technológiách a procesoch.
Pre porovnanie, predchádzajúci projekt IS Elektronického archívu MV SR, financovaný z OPIS, mal kalkulované investičné náklady 10M Eur.
V projektovej dokumentácii chýba komplexný pohľad na náklady súvisiace s digitalizáciou a správou elektronických archívnych dokumentov.
Participácia na príprave projektu
Dokumenty Prípravnej fázy boli zverejnené pred schválením a bolo umožnené verejné pripomienkové konanie. Po prerokovaní boli pripomienky odbornej verejnosti akceptované a zapracované do projektu.
Dokumenty
Dokumentácia online v MetaIS
Dokumenty fázy Príprava projektu:
- Projektový zámer, Prístup k projektu
- CBA v 1.0, CBA alt2-čiastkové riešenie,
- CBA prílohy: č.1 - Kalkulácia - Digitalizačné pracoviská, č.2 - Zdroje cien, č.3 - Východiská prínosov, č.4 - Referencie cenotvorby, č.5 - Dodatočné referencie,
- Vyhodnotenie pripomienok
Aktualizované a schválené dokumenty fázy Príprava projektu:
- Projektový zámer, Prístup k projektu
- CBA (alt3-plné riešenie), CBA alt2-čiastkové riešenie
- CBA prílohy: č.1 - Kalkulácia - Digitalizačné pracoviská, č.2 - Zdroje cien, č.3 - Východiská prínosov, č.4 - Referencie cenotvorby, č.5 - Dodatočné referencie, č.6 - Rozpočet NFP (inkrementy)
- Hodnotenie ÚHP
- Stanovisko MIRRI
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
- 9.9.2022 Projekt bol predložený na schválenie na MIRRI
- máj-jún 2023 Prerokovanie pripomienok Slovensko Digital k projektu s MVSR
- 21.6.2023 MIRRI SR schválilo projekt