Názov: Digitalizácie a modernizácie elektronických služieb štátnych archívov v európskom kontexte
Garant: Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky
Stručný opis: Projekt digitalizácie a modernizácie štátnych archívov rezortu Ministerstva vnútra SR prinesie zvyšovania kvality a rozsahu elektronických služieb poskytovaných verejnosti a zvýšenie ochrany archívnych dokumentov.
Náklady na projekt: 22 590 000 Eur
Aktuálny stav projektu: Príprava projektu
Čo sa práve deje:
- december .2022 Projekt bude schvaľovaný na RV OPII.
Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt má udelené 2 Red Flagy za Merateľné ukazovatele a Kalkuláciu efektívnosti v CA/CBA. Ďalšie nedostatky sú v tom, že nie sú požadované: Prototyp GUI, Open API a dodanie a zverejňovanie zdrojového kódu vyvinutého SW.
Stanovisko Slovensko.Digital:
Projekt rieši strategické ciele prioritnej oblasti Digitalizácia štátnych archívov a je súčasťou kontinuálneho rozvoja Štátnych archívov MV SR. Je definovaný v KRIT MV SR a je v súlade so schválenou Stratégiou ochrany archívnych dokumentov na roky 2022 – 2026. V prípade odstránenia jeho nedostatkov je možné schváliť, aby bol projekt financovaný z OP II a bude prínosom pre štátnu informatiku.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
Projekt rieši strategické ciele prioritnej oblasti Digitalizácia štátnych archívov:
- Komplexnaú digitalizáciu historického a budúceho archívneho obsahu.
- Vybudovanie špecializovaných digitalizačných pracovísk.
- Dobudovanie funkcionalít Elektronického archívu Slovenska.
- Online sprístupnenie archívnych dokumentov.
- Evidenciu, plánovanie procesov konzervovania, reštaurovania, digitalizovania a dislokácie archívnych dokumentov.
v súlade s Stratégiou ochrany archívnych dokumentov na roky 2022 – 2026 (schválenou vládou SR).
Merateľné ciele (KPI) 
Merateľné ukazovatele nie sú zadefinované správne a explicitne. Nie je možné vyhodnotiť ich stav pred realizáciou projektu a ich stav po realizácii projektu sledovať v prevádzke t.j. ich ďalšie plnenie pri dosahovaní cieľov/KPI v NKIVS a Národnej koncepcie rozvoja štátnych archívov s výhľadom do roku 2028.
Chýbajú merateľné ukazovatele týkajúce sa Koncepcie napr.: prínosy subsystému na manažment digitalizácie a sledovania produktivity, systému na evidenciu, plánovanie procesov konzervovania, reštaurovanie a dislokáciu archívnych dokumentov, online sprístupnenia archívnych dokumentov, zavedenie používania čiarových kódov, QR kódov, RFID archívnych dokumentov, zdigitalizovanie mikrofilmov uložených v štátnych archívoch, online sprístupnenie archívnych fondy a archívne zbierky v jednoduchej a pútavej elektronickej podobe s vyhľadávaním v texte vyextrahovanom z elektronických dokumentov atď.
Merateľné ukazovatele nezohľadňujú ani hlavné ciele projektu, t.j. digitalizácie kultúrneho dedičstva a zmazanie archívneho dlhu.
Postup dosiahnutia cieľov
Projekt bude realizovaný metódou WaterFall. Rizikom je krátky čas realizácie projektu.Požiadavky na funkčnosť systému a spôsob riešenia sú dostatočne definované.
Súlad s KRIS
Projekt je súčasťou kontinuálneho rozvoja Štátnych archívov MV SR, je definovaný v KRIT MV SR a je v súlade s vládou SR schválenou Stratégiou ochrany archívnych dokumentov na roky 2022 – 2026.
Biznis prínos
Dlhodobé cieľe MV SR pre oblasť štátnych archívov vyplývajú zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, Vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a komplexnuej Národnej koncepcie rozvoja štátnych archívov s výhľadom do roku 2028. Cieľe projektu sú súčasťou rezortných cieľov rozvoja štátnych archívov, modernizácii postupov a automatizácii procesov, ktorými sú:
- Digitalizácia štátnych archívov
- Modernizácia štátnych archívov
- Modernizácia procesu konzervovania a reštaurovania archívnych dokumentov
Príspevok v informatizácii
Prínosom projektu je zjednodušenie 7 nových životných situácii občanov a zavedenie 2 nových elektronických služieb.
Štúdia uskutočniteľnosti
Projekt má vypracované a schválené projektové dokumenty Prípravnej fázy. Predmet projektu je definovaný dostatočne.
Prenositeľnosť/Modulárnosť - V projekte sa uvažuje s nasledovnými modulmi:
- Modul digitalizačných pracovísk
- Modul automatizácie popisovania metadát digitalizátov
- Modul rozvoja ISEA
- Modul machine learning a analytiky
- Modul ArchivLog pre evidenciu archívnych jednotiek
Vendor Lock-in a autorské práva - V projektových dokumentoch prípravnej fázy nie sú jednoznačne požadované/definované podmienky, aby bol vylúčený právny (licencia, vlastnícke práva), dátový a technologický lock-in. Autorské práva k SW sú definované tak, že je jasne oddelené čo sa dodáva ako produkt s vhodnou licenciou a čo sa dodáva ako vývoj na zákázku s tým, že realizátor projektu má k tomu všetky majetkové práva, t.j. môže výstupy projektu použiť ako chce (meniť, dať ďalším, zverejniť atď.)
Protoyp GUI a navigácie - V projektových dokumentoch prípravnej fázy nie je požadovaný prototyp GUI a navigácie ako samostatný výstup projektu.
Elektronické služby/ funkcionalita/ formuláre - V projekte sú požadované/definované “oficiálne” služby a funkcionalita, ktoré sú skutočne potrebné.
OpenAPI - V dokumentoch fázy Príprava projektu, nie je vôbec požadovaná/definovaná dostupnosť všetkých služieb projektu aj ako OpenAPI (minimálne to, čo je dostupné aj cez GUI).
Riadenie/migrácia údajov - V projekte je riešená migrácia doteraz zdigitalizovaných archívnych objektov vrátane kvality dát a ich prenosu.
MyData - V projekte je plánovaná elektronická služba, kde sa subjekt (FO/PO) dozvie aké údaje sú o ňom spracúvané v archívnych systémoch. Nie je však ďalej požadované aby táto služba bola použiteľná aj cez OpenApi a poskytovala okrem informácie o údajoch aj údaje o aktívnych prístupoch a notifikácie o každej zmene stavu v jeho údajoch.
_OpenData - V projekte sa plánuje zverejňovanie datasetov na data.gov.sk. Presný rozsah bude vyšpecifikovaný v Realizačnej fáze projektu, ale minimálny plánovaný rozsah je definovany.
Zdrojový kód/ OpenSource - V projekte nie je požadované/definované, že zdrojový kód s dokumentáciou bude samostatným výstupom projektu, bude zverejňovaný a dostupný a že dokumentácia zdrojového kódu bude zverejňovaná a dostupná. Požadované je len to, že zdrojový kód má mať licenciu EUPL.
Dokumentácia - V projekte je požadovaná úplná dokumentácia definovaná v legislatíve.
Testovanie - V projekte je požadovaná úplná dokumentácia definovaná v legislatíve.
Alternatívy
V projekte sú definované tri alternatívy: súčasný stav, čiatočné riešenie a plné riešenie. Vybrané bolo plné riešenie. V projekte nie sú porovnávané viaceré alternatívne riešenia, ktoré by obsahovali všetky časti projektu.
Kalkulácia efektívnosti
Po vyhodnotení ekonomickej návratnosti zo strany UHP sú pochybnosti ekonomickej efektívnosti projektu. Rozsah kalkulovaných jednotlivých položiek je reálny. Nie je však jasné, napríklad, kto bude počas realizácie projektu školený, keď chcú 1. a 2. rok zabezpečiť digitalizáciu externe. Takýto postup sa javí ako ekonomicky nevýhodný, lebo financie na externistov by mali byť použité na prijatie interných zamestnancov, aby mohli byť vyškolení už počas realizácie projektu. Celkové náklady na projekt môžu byť vyššie, lebo v BC/CBA nie sú napríklad definované a kalkulované požiadavky na Prototyp GUI a OpenApi.
Participácia na príprave projektu
Dokumenty Prípravnej fázy boli zverejnené pred schválením a bolo umožnené verejné pripomienkové konanie.
Diskusie k projektu na platforme:
- N/A
Dokumenty
dokumenty fázy Príprava projektu:
- projekt_1840_Projektovy_zamer_detailny.pdf (1.2 MB)
- projekt_1840_Pristup_k_projektu_detailny.pdf (2.5 MB)
- I_01_PRILOHA_1_REGISTER_RIZIK-a-ZAVISLOSTI_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.xlsx (109.4 KB)
- I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.xlsx (513.7 KB)
- I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.xlsx (513.7 KB)
- I_02_BC_CBA_PRILOHA_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0_alt2-čiastkové riešenie.xlsx (475.0 KB)
- I_02_BC_CBA_Príloha č.1 - Kalkulácia - Digitalizačné pracoviská_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.xlsx (53.7 KB)
- I_02_BC_CBA_Príloha č.2 - Zdroje cien_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.docx (18.5 KB)
- I_02_BC_CBA_Príloha č.3 - Východiská prínosov_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.docx (24.4 KB)
- I_02_BC_CBA_Príloha č.4 - Referencie cenotvorby_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.docx (25.0 KB)
- I_02_BC_CBA_Príloha č.5 - Dodatočné referencie_Projekt_DaMSŠAvEK_111022_v1.0.rar (2.0 MB)
- Formulár-pripomienky_Projekt_DaMSŠAvEK-rev_RO.xlsx (19.9 KB)
- Hodnotenie_UHP_digitalizaciaarchivov_20221110.pdf (159.8 KB)
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
- 9.9.2022 Projekt bol predložený na schválenie na MIRRI