Prehodnotenie eGov povinností

Tu skolam nemozno vytykat vobec nic. Oni maju svojej prace dost a ak z ministerstva dostanu metodicky postup aky dostali tak idu lahsou cestou. To je normalna ludska vlastnost. Skoly iba trochu riskuju ze ak by sa nejaky kontrolny organ, napr. prokuratura zaujimal o vydavanie rozhodnuti, ich spravoplatnovanie, riesenie odvolani a pod. tak ak by tento organ nevzal argument ministerstva skolstva, ze schranka je technicky problem elkektronickeho vykonu moci tak zodpovednost bude niest dana skola a nie ministerstvo.

Ano urcite radsej pouziju svoj word ako nelogicky postaveny system. Aj ked im ponuknes svoj system ktory zo 70-80 percent usetri pocet ukonov, aj tak to bude este zlozitejsie ako to bolo v casoch stareho dobreho wordmerge.

Ludia si najprv zvykli ze kancelarske aplikacie nas navykli ze vsetko sa da lahko a jednym klikom, napr. ak mam rozdelovnik tak generovanie rozhodnuti na 300 ziakov viem zaujtomatizovat na jedno kliknutie.
Potom do toho prisiel elektronicky system slovensko.sk ktory sice dal bombasticku technologiu na formulare, ale zaroven zobral uzivatelom VSETKY “vychytavky” ktore boli zvyknuti z kancelarskych balikov pouzivat a ktore im usetrili kopui casu. A neumoznil a ani neuvazoval s tym ze si uzivatel bude chciet nieco predpripravit v pocitaci a pod.
Dnes sme v inom leveli elektronizacie ako v casoch ms officu - ten cas setril. Dnesna elektronizacia zivot skomplikovala na tolko ze aj listinny vykon elektronickej moci je 1000x efektivnejsi ako ten elektronicky o ktorom sme sa napocuvali ako nam to zivot sprijemni. Vidime sami a vsetci bez rozdielu ze sa nam zivot skomplikoval, a furt sa spoliehame ze sa cosi udeje a uz to snad nejak pojde.
Ale my sa v tom krci trepeme, ako keby sme stiskali v ruke drot s vysokym napatim a nevieme ho pustit aby sa ho zbavili. Ked ho pustime bude to este asi dlha cesta k tomu aby sme elektronizaciu 21. storocia v SK co i len trochu priblizili tomu co nam priniesla elektronizacia v casoch aplikacii ako ms office.

presne tak, kukol som si tie erozhodnutia, pre našu školu by to vyšlo na 1000 eur ročne. pri všetkej úcte, akú pridanú hodnotu tento zázrak pridáva hlavnému poslaniu školy, ktorým je vzdelávať deti? škola nie je úrad, problém je už v tom, že škola je orgán verejnej moci. je úplne zbytočné, aby škola prevádzkovala takúto komplexnú platformu kvôli hovadine, akou je vydanie rozhodnutia o prijatí do školy, čo je v podstate úplná blbosť z hľadiska čohokoľvek. nehovoriac o tom, že len minimum rodičov nejakú eschránku prevádzkuje. ja som riaditeľ jednej z najväčších základných škôl na slovensku, v bratislave, sme asi jednou z najlepších škôl na slovensku vôbec, naša klientela sú rodičia zo strednej vrstvy a z cca 300 prihlásených detí budúcich prvákov malo eschránku tak 30. niekde v hornej dolnej to bude možno jeden. kvôli tomu sa má prevádzkovať takáto infraštruktúra na škole? nehovoriac o tom, že toto je asi jediné rozhodnutie, ktoré sa týmto spravuje. teda pokiaľ nejakého debila nenapadne zaradiť do takéhoto režimu aj pokarhanie triednym učiteľom a podobne. tu je problém v tom, že to takto školy majú robiť, nie v tom, že nemajú platformu. keď už to nejako nejde, má ministerstvo zabezpečiť interface, cez ktorý sa toto deje.

presne preto sme ponukli MŠ SR akukolvek predstavitelnu formu spoluprace, aby sa zase nevymyslal megaprojekt … Lebo na to aby sa efektivne pokryli aktuálne povinnosti riaditela sa museli spojit 3 specializovane softvery.
Je tam registratura, kompletna. Riesi komunikaciu skolôy VSETKYMI kanalmi (cize aj na jedne klik generuje autorizacen dolozky pre rodicov co schranku nemaju, aj tlaci stitky na obalky aj vyttvorí podacie harky na postu aj pripraví dokumenty do Výpravne… ) … od kuriera cez postu az po statne schranky. Vnasa poradok a elektronizaciu do spisov …
Je tam autorizacia, zarucena konverzia, a projenie s agedovymi DB.
Netvrdim, ze je vsetko nevyhnutne, ale podniky si tym presli pre 25 rokmi … ked dnes bez ERP, CRM a ECM/DMS s registraturou vie fungovat len maloktory. Pre mna je tam velmi cudzi ten prvok nasilneho XML formularu. Ostatne veci mi davaju celkom zmysel. Ak by MŠ vedelo školam take nieco zafinancovať, bola by to k fungovaniu školy dosť veľká pridaná hodnota. (všetci traja vyrobcovia sme šli s cenam na uplne dno, ako predavame komercii)
A nejde o žiadnu exkluzivitu, kludne moze byt takych rieseni viac … Ved len CR na update statnych schranok, aby vedeli robit (sice jednotlivo a tazkopadne) rozhodnutia, dolozky pravoplatnosti … stalo stat radovo viac … A malokto to pouziva.
Ja som sa uz poucil … ze v nasej krajine je plno nevykonatelnych a nedodrziavaných vyhlasok a zakonov … .Co mi ako inzinierovi nedavalo predtym zmysel a ni mi to nenapadlo, ze to takto moze fungovat. Tak bud zakon plati a treba ho dodrziavat, alebo ho kua zrusme, upravme.
A to dufam je aj cielom toho projektu S.D. a MIRRI. (len mi pride ze to malo bytr zamozrejmou sucastou normalnej prace uradu, nie specialneho projektu s neziskovkou :slight_smile: … ale asi treba byt vdacny za kazdy maly pokrok)

no to je ten problém, že tu u nás tie pravidlá nevznikajú ako logická analýza situácie ale sa to nejako nadrbe a nikto nad tým nerozmýšľa. píšete, že podniky tým prešli pred 25 rokmi. na slovensku je 1000 škôl, ktoré majú menej ako 100 žiakov, ich klienti sú deti z ich dediny a pracuje tam možno 5-6 ľudí. títo potrebujú CRM a ERP a neviem čo ešte? absolútne to nepotrebujú, tam keď niečo potrebujú, tak riaditeľka sadne na bicykel a ide do coop jednota, kde sa stretne s babkou a doriešia to. škola nie je úrad ani podnik. bodka. chyba sa stala na začiatku, keď sa celá táto habaďúra vymýšľala, že nikto s trochou rozumu neprišiel s tým, že školy z toho vynechajme.

crm, erp bol len priklad, ale pre poriadok, samozrejme ERP maju, ak nie sami, tak od zriadovatela, tam uctuju faktury a vsetky mozne objednavky a CRM maju ciastocne vo forme skolskeho agendoveho systemu.

samozrejme účtovníctvo nejaké majú, aj keď teda pri rozpočte aj tak ide 99 percent na platy a väčšinou im to spravuje zriaďovateľ. ak je teda databáza žiakov CRM, tak teda majú aj tú. v každom prípade, eregistratúru fakt nepotrebujú na lokálnej úrovni. keď si predstavím, že tu máme 500 inštitúcií, ktoré sú orgánom verejnej moci, majú dvoch-troch zamestnancov tak je asi každému jasné, že sa niekde stala chyba.

To uz trochu asi sklzavame. Skoly registraturu robili odjakziva a aj robit budu. Len dnes ked uz zacina prevazovat velke mnozstvo elektronickych registraturnych zaznamov, prisla doba ze bez systemu ktory vie pracovat s tymito elektronickymi zaznami a zabezpeci ich starostlivost a riadny vyradovaci proces sa to neda urobit. Ta doba ale neprisla z hodiny na hodinu. Ano je pravda ze skola svoju agendu viacmenej vykonava vo svojom “CRM” skolskom systeme. Cize bud tento system by musel pokryt zakonne povinnosti na useku registratury v rozsahu vynosu 525/2011, alebo sa vyuzije system ktory na tento ucel je uz certifikovany.
Skoly naviac maju tu smolu ze rozhoduju o obcanoch a tym sa zaraduju medzi organy verejnej moci. Tym sa na ne vztahuju aj omnoho prisnejsie pravidla na spravu registratury a tvorbu spisu ako na bezne pravnicke osoby. Ano je otazka preco je skola OVM, ale to zrejme vychadza prave z toho ze mozu rozhodovat o cloveku a preto je potrebne aby sa riadili nejakym rezimom, ktory by bol riadne preskumatelny napr. sudom. Cize tu asi nejaky ustupok nepojde urobit - maju pravo rozhodovat a to prinasa povinnost robit to predpisanym sposobom.

tak asi si potrebujeme zadefinovať, čo je to registratúra na úrovni školy. ja to rozumiem ako evidencia došlej a odoslanej (oficiálnej) pošty a zrejme teda aj rozhodnutia alebo zmluvy. predpokladám, že ponuku na jablkové džúsy do školskej jedálne za oficiálnu poštu považovať nemusíme a teda ju ani v registratúre neevidujeme. sú to skôr rôzne listy z úradov, oficiálne sťažnosti rodičov a podobne. a teda toho veľa nie je ani na úrovni tak veľkej školy, ako sme my. tu je naozaj základný problém hneď v definícii, čo je to škola. my tento pojem používame veľmi genericky, škola je aj niečo, čo má jednu triedu a dvoch zamestnancov a škola je aj niečo, čo má 1200 žiakov a 200 zamestnancov a jedno aj druhé má rovnaké postavenie a z toho vyplývajúce povinnosti, čo je samozrejme blbosť už v základe. prečo je škola OVM naozaj vyplýva z toho, že v slovenskom právnom systéme je školská dochádzka povinnosť uložená zákonom a z toho vyplýva aj teda ten oficiálny akt prijatia do školy, ktorý je naplnením tejto povinnosti. pričom teda škola moc nerozhoduje, aj keď sa to volá rozhodnutie je to skôr zaevidovanie dieťaťa do procesu povinnej školskej dochádzky. no a do toho prichádza fakt, že existujú stovky škôl, ktoré sú neštátne a napriek tomu sú orgánom verejnej moci, čo je teda tiež riadna haluz a pochybujem, že má ekvivalent v inej oblasti.

Ano aj evidencia doslej a odoslanej posty do toho patri, ale nemoze sa to zuzit iba na knihu doslej a odoslanej posty. Je to proces od prijmu/ vzniku registraturneho zaznamu, cez jeho zaradenie do spisu, vybavovanie, zaclenenie spisov do vecnych skupin podla schvaleneho registraturneho planu, ak su listinne tak do sanonov, zabezpecovat ich spravu a uschovu pocas celej doby kedy skola musi mat (doba moze vychadzat z potreby skole alebo zakonov a pod) a potom vykonavat tusim raz za 5 rokov riadne vyradovacie konanie. Do vyradovacieho konania by sa mali dostat vsetky listinne aj elektronicke dokumenty bez ohladu na to ci boli vytvorene a spravovane v skolskom systeme alebo v registraturnom denniku. Je to teda evidencia, usporaduvanie, vybavpovanie a po vybaveni este uchovavanie v usporiadanej forme pre potrebu vyradovacich konani. Toto sa v case papierovej komunikacie dalo zabezpecit podacim/registraturnym dennikom z papiernictva, ale v elektronickom svete sa papierovy dennik pouzivat neda. Inak - kniha doslej posty a odoslanej posty ale bola problemom vzdy, lebo je to nasilne rozdelenie doslych a odoslanych zaznamov, ktore maju byt evidovane spisovym sposobom - teda vsetky dosle aj odoslane zaznamy tykajuce sa jednej veci musia byt spolocne v jednom spise nie v dvoch knihach. Ale to vyplyva z registraturneho poriadku - neviem ci je kazda skola ho povinna mat ale tam by mali byt tieto postupy popisane.

Či/prečo je škola OVM nie je otázka na nás ITčkarov, nemáme možnosť s tým nič robiť v rámci aktivity o ktorej je táto diskusia (a ani by som nechcel), ale pridám aj môj skromný pohľad:

Škola ako OVM: (presnejšie, orgán verejnej moci je vždy riaditeľ, ak som správne čítal školské zákony) rozhoduje o právach a povinnostiach osôb? áno; postupuje podľa správneho poriadku? áno - tým je to vyriešené. Nie je to len o “prijatí do školy”, stačí pozrieť §5 ods.2 z.596/2003.
Zjednodušene povedané: každé použitie okrúhlej pečiatky je výkon verejnej moci. Aj vysvedčenie.

Nie je to dôsledok povinnej školskej dochádzky, veď aj vysoké školy sú OVM.

Že aj “neštátne školy” sú OVM je úplne normálne. Veľa OVM je “neštátnych”. Napríklad takí notári, exekútori, všakže. V skutočnosti je chyba uvažovania v tom, čo je “štát/štátne” (ešte o kúsok ďalej sú priatelia libertariáni, ktorí si personifikujú štát do jednej-zlej osoby).

Že aj malé úrady sú úrady: nuž áno, akosi máme rovnaké pravidlá nie na základe veľkosti, ale na základe agendy. Vyšná Boca (obec), ktorá má 99 obyvateľov, je rovnaký úrad ako Bratislava, aj keď malý.

Prosím sústreďme sa na úvahu o tom, čo v eGov má zmysel plošne, čo selektívne (v pohode aj na základe veľkosti) a čo vôbec.

1 Like

Len neurobme z registratury “pupok sveta”, ale nech to je rozumna BE sluzba (podatelône a pripadne sekretarky nech maju aj svoej UI) pre ostatne systemy a oni uz rozuhodnu co musia a co nemusia registrovat a ake spisy potrebuju resp. musia robit, tiez rozumne robit registraturny plan.

Ale ak niekde uz registratura musi byt, tak je ju treba zakomponovat do celkovej spravy dokumentov organizacie. Registratura nie je pupok sveta, ale je systemom, ktory by mal (aspon podla standardov) zabezpecit vsetky funkcie potrebne so spravou dokumentov vratane skenovania, podpisovania, anonymizacie a zaistit ze dokumenty budu ak nie su v inych systemoch riadne evidovane, uschovavane po dobu ktoru predpisuje pre dany typ dokumentu nejaky zakon a potom vyradovane vedomym sposobom.
Tu sa o tom ale bavime zbytocne tejto povinnosti OVM nezbavime.

Rozmyslam kde by mohla mala zmena zakona trochu pomoct aj OVM aj ITckarom.
Stale ma mata ten nestastny xml formular. Rovnako nam pokazil naladu pri elektronickom podpise ako teraz pri spracovani rozhodnuti najma pri listinnom rovnopise a pod.
XML format je vhodny pre automatizovane spracovanie. Pre znaleho cloveka sa da nieco vycitat aj priamo z jeho textu. Moznosti transformacie krasne ale neprakticke. Urcite to nie je format urceny pre vnimanie LUDSKYMI zmyslami. A rozhodnutia su najma urcene pre obcana-firmy, uradnika a az v druhom poradi pre zautomatizovanie jeho spracovania na strane adresata.
O podpisovani KEPom niecoho co sa mi bude prezentovat inak ako inemu uzivatelovi na zaklade transformacnych udajov ulozenych mimo podpisanych dat sa bavit nemusime.

Ale to ze sme uradnemu dokumentu predpisali formu vhodnu pre stroj a nie pre cloveka povazujem za druhu velku chybu, ktora sa nam v pripade listinneho dorucovania prejavila.

Dlho kritizujeme ze formular vseobecneho rozhodnutia (najma v povodnom prezentovani v okienku 3x10 cm) sa nam zvrhava na sprievodny list. To neni dobre, ale na druhej strane sami pouzivatelia nam ukazuju cestu.

V zakone je uvedene ze

elektronickým úradným dokumentom údaje vyplnené podľa elektronického formulára

Co keby sme toto otocili a povedali - koli moznemu automatizovanemu spracovaniu udajov, ktore prichadza v uvahu snad len nepodstatnom percente rozhodnuti, a dali prednost rozhodnutiam v podobe vhodnej pre vnimanie ludskymi zmyslami.

Napriklad, ze by sme naozaj v takomto pripade formular pouzili iba ako sprievodny list a az v pripade ze prichadza v uvahu automatizovane spracovanie uradneho dokumentu, tak by rozhodnutie bolo zaroven aj formularom. Cize dat tam moznost ze to moze byt aj PDF podpisany dokument a formular vtedy posluzi iba ako sprievodny list.

Tym by sme sa dostali do pozicie ze systemy vydavajuce rozhodnutie by ho vygenerovali kludne aj pomocou “wordmerge” vo formate PDF/A a podpisali ako PAdES. Cize hromadne vy vedeli vydat-generovat vela rozhodnuti v kratkom case a tieto by pomocou xml sprievodakov iba rozosielali. Ak by bolo treba dorucovat listinne, netreba generovat dolozku o autorizacii a pracne dolovat v podpise udaje o certifikate podpisujuceho. Jednoducho sa pdf vytlaci, da sa nan cervene razitko a riaditel podpise s rovnakym datumom, cas sa aj tak nikdy neuvadzal…
Nemame sice komplikovany rovnopis, ale mame jedno rozhodnutie podpisane mandatnym certifikatom v PDF/A formate a k nemu druhe papierove s totoznym obsahom s razitkom so statnym znakom a vlastnorucnym podpisom toho isteho statutara. Oba podpisy su povazovane legislativou za vlastnorucne podpisy.
Sice asi sme nikdy nepocitali ze vo svete elektronickeho dokumentu mozu existovat dva “originaly”, jeden vyrobeny tak a druhy inak a netrebalo robitt ani zarucenu koinverziu ani rovnopis.
Oba dokumenty maju rovnaku pravnu silu na tom papierovom bude datum podpisu bez casu a vlastnorucny podpis tej istej osoby co povodne podpisala KEPom ten pdf subor z ktoreho sa listinna forma vytlacila.
Ak ma adresat schranku aktivnu posle sa elektronicka, ak nema tak ta vytlacena a rucne autorizovana forma.

Dalsia vec co mi trochu vrta hlavou je ze preco OVM ktore nie su rozpoctove organizacie musia platit postovne a nemozu pouzit CUD. Ved oni robia agendu OVM, preco by mali platit postovne za odoslane rozhodnutie, resp. spravoplatnene rozhodnutie. Ak by vsetko islo cez CUD, skoly len vydaju a odoslu a o nic sa nestaraju.
Beznu korespondenciu nech si platia, ale vykon verejnej moci?

Samozrejme ta nestastna registratura ostane lebo ku kazdej sprave je kopec technickych sprav a doruceniek, ktore je treba automatizovane spracovat a pripojit k danemu rozhodnutiu/spisu.

,

Jasne, ale registratur vobec ni je len pre spravu dokumentov, ale aj pre produkcne systemy a ked nie je s nimi rozumne prepojena, tak sa stava povinnou pritazou a potom je stav aky je

Suhlasim. Ale v tomto “nasom” systeme elektronickej komunikacie aj by som povedal nutnostou. Ved len si zober, ze k odoslanemu rozhodnutiu je potrebne priparovat niekolko technickych sprav medzi nimi napr. dorucenku, pri rieseni podpisanych podani informacia o platnosti podpisu, potvrdenie o vlozeni do schranky, prip. doruceni atd. A este to aj vecne evidovat v spisoch. Toto si neviem predstavit robit rucne ak to neni poriesene v nejakom inom systeme. Schranka je preplnena spravami a neposkytuje ziadne moznosti na zautomatizovanie ani ciastocne. Sprava po vytiahnuti zo schranky je samostatne nepouzitelna. Ak ju v schranke vymazes darmo ju mas v pocitaci, tie hlavne hodnoty ktore su pri konfliktnych sitaciach kriticke ako je datum dorucenia tam nenajdes… To samo o sebe vytvara tlak na zavedenie niecoho co to dokaze zo schranky vybrat a sparovat.
Jedna odoslana alebo prijata sprava ma k sebe dalsich niekolko sprav medzi ktorymi su aj take co by som zmazal hned ale aj take ze v pripade konfliktu ich budem potrebovat.
Registratura by mala byt doplnkom aj ostatnych systemov a s nimi prepojena aby sa o tieto niekedy obtazujuce veci nemuseli starat specializovane IS, ktore by sa mali v plnej miere venovat vybaveniu kazdodennych veci a nie tomu ako to evidovat a uchovavat a po rokoch nicit.

1 Like

Téma “registratúra” je mimoriadne košatá. Nečudo, je to jedna zo základných vecí fungovania úradov.
Sám zvažujem, nakoľko sa jej v rámci tejto aktivity dotknúť. Asi iba veľmi málo.

Ako funguje registratúra (napr. či treba registratúrne plány, alebo čo musí robiť IT systém, aby mohol byť elektronická registratúra) rieši MVSR, to v tejto aktivite nijako meniť nebudeme.
Čo musí škola robiť “v registratúre” riešia zasa ďalšie predpisy, najmä školské. Napr. taká “pedagogická dokumentácia” sa tiež vedie v registratúre. Povedzme triedna kniha 10 rokov, osobný spis žiaka 10 rokov, katalógový list žiaka 60 rokov. S tým tiež nič robiť neideme.

Že sa vyššie uvedené veci môžu viesť v elektronickej forme je asi dnes normálne.

Pripomenul by som že “na vedenie registratúry” nemusí byť jeden samostatný softvér. Jednak môže časť tejto funkcie plniť hocaký agendový systém, v ktorom sú registratúrne záznamy, ak spĺňa spomínané kritériá MVSR. Čiže pre školu by som výrazne očakával, že maximálna časť jej evidencie týkajúca sa žiakov, vrátane vecí čo “musia byť v registratúre” bude integrovaná v nejakom jednotnom IT riešení.

Ďalšia vec je, že registratúru pre OVM môže viesť aj “iná osoba”. Čo teda má zmysel najmä pre malé úradíky.

Predpoklad zjavne bol, že túto oblasť dostatočne pokryje trh, vrátane konkurenčného tlaku na znižovanie cien. Zatiaľ sa to nepodarilo. Rozumiem, prečo cena za licenciu 500-1000 Eur/škola/rok prebúdza v riaditeľoch škôl nízke pudy. Len pre účel prepočtu, materských škôlok je cca.3000 ostatných škôl až po vysoké cca.3500.

1 Like

Uz som to tu pisal asi 1000x:

PDF/A-3 :arrow_right:︎ Part 3 of the standard, published on October 15, 2012, differs from PDF/A-2 in only one regard: it allows embedding of arbitrary file formats (such as XML, CSV, CAD, word-processing documents, spreadsheet documents, and others) into PDF/A conforming documents.

Vymyslaju sa tu zlozite kontajnere, sprievodne listy a ine blbiny a pritom je riesenie uplne jednoduche, PDF/A-3 + XML intergrácia.

pozor toto moze byt pri pouziti komercnych casovych peciatok 2x tak drahe :slight_smile: … by ste sa cudovali kolko skol ma nakupene baliky peciatok od komercných kvalifikovaných poskytovatelov… je to len sikovnost ich obchodníkov.

ten sprievodny list som navrhol iba preto lebo na existujucom systeme sa potom nemusi vobec nic menit a zaroven to prinesie velke zvolnenie. Napr. v tom ze si mozem vonku mimo schranky navyrabat a podpodpisovat stovky rozhodnuti a potom ich len v schranke pomocou sprievodneho listu rozosielat a tam kde neni schranka aktivna rovno vytlacit a zaobalkovat… Formular Uradne rozhodnutie takto nepripravis lebo pri jeho importovani do schranky dojde k nejakej vynimke. Vseobecne rozhodnutie ano, ale zase musis to PDF podpisat s formularom jednym spolocnym podpisom, len preto ze mame takto zakon napisany. Sam som autorom niekolkych podla mna sikovnych nastrojov, ktore si ale mozem strcit niekam kedze schranka ma obmedzenia take ake ma lebo nikto nikdy neratal s hromadnym spracovanim a nedal tam ani moznost si hromadne naimportovat predpripravene veci zo svojho pocitaca a pod.
Prechodom na PDF formulare by sa musel cely system upvs portalu zmenit. Inak aj ja som podporovatel pdf formatov.
Zlozite kontainery su prave koli jednoznacnosti spracovania XML formularov, ktore tiez hodnotim ako nestastne riesenie a kontainery ako nutznost aby sa s tym dalo rozumne zaobchadzat.

OK pravdu mas. Ale stat poskytuje dva sposoby peciatok zdarma pre OVM bud zo servera NASES alebo pri integrovani z CEP