Informačný systém REGISTRATÚRA (eREG)

Red Flags
,
1

Názov: Informačný systém REGISTRATÚRA (eREG)

Garant: Kancelária Národnej rady Slovenskej republiky

Stručný opis: Hlavným cieľom a motiváciou projektu je IKT prostriedkami kompletne pokryť procesy od prijatia podania, jeho evidencie až po archiváciu spisu. Motiváciou je tak vytvoriť informačný systém (registratúru), ktorý bude zabezpečovať kompletnú správu listinných aj elektronických dokumentov.
Cieľ projektu bude naplnený prostredníctvom dodania informačného systému:
• pre automatizovanú správu registratúry vybudovaný v súlade s legislatívnymi požiadavkami (výnos 525/2011 Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry, zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Vyhláška Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie SR č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy).
• ktorý je certifikovaný MV SR podľa výnosu 525/2011 minimálne na vysokú úroveň zhody.
• ktorý podporuje všetky náležitosti pre manipuláciu so spisom a s registratúrnymi záznamami vo spisoch a denníkoch, vyraďovacie konanie, archiváciu, transformáciu záznamov, spisov a vecných skupín na archívne inventárne záznamy, integráciu na DMS a active directory.
• ktorý umožňuje centralizovanú a decentralizovanú evidenciu zásielok, definovanie druhov zásielok, sledovanie doručenia, spracovanie zásielok prichádzajúcich a odosielaných elektronickými kanálmi,
• ktorý je obojsmerne integrovaný (prijímanie a odosielanie podaní s prílohami) s elektronickou schránkou organizácie prevádzkovanou na ÚPVS.
• ktorý obsahuje prehľad o stave záznamu a spisu v reálnom čase, podporuje prideľovanie registratúrnych záznamov a spisov na spracovanie používateľom a organizačným útvarom, realizáciu reportov, možnosť delegovania práv a prístupov, tvorbu spisových obalov,
• ktorý umožní prostredníctvom integračných služieb integráciu na ostatné ISVS Kancelárie národnej rady SR a iné.

Náklady na projekt: 1 422 804 eur (674 402 eur obstaranie + 713 890 eur prevádzka + 34 512 riadenie projektu)

Aktuálny stav projektu: Prebieha verejné pripomienkovanie projektu.

Čo sa práve deje: Čaká sa na zverejnenie dokumentov projektu po zapracovaní pripomienok.

Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt má jednu výraznejšiu slabinu: chýba podrobný popis budúcich zmien a optimalizácie pracovných procesov zamestnancov Kancelárie NR SR, čo spôsobuje slabé zdôvodnenie projektu v kritériách týkajúcich sa merateľných cieľov, biznis prínosu, porovnania alternatívnych riešení a kalkulácie efektívnosti.

Stanovisko Slovensko.Digital: Projekt Informačný systém REGISTRATÚRA (eREG) spĺňa kritériá Red Flags, hoci odporúčame zvýšiť kvalitu v kritériách uvedených v zhrnutí.

:triangular_flag_on_post: HODNOTENIE RED FLAGS

I. Prípravná fáza

Reforma VS :star::grey_star::grey_star::grey_star:

V dokumentoch Projektový zámer a Prístup k projektu chýba podrobný popis budúcich zmien a optimalizácie pracovných procesov zamestnancov Kancelárie NR SR. Tvrdenie že “Projekt nie je primárne stavaný ako projekt na elektronizáciu a optimalizáciu procesov NR SR, ale na eliminovanie nedostatkov v rámci registratúry a obehu dokumentu v prostredí K NR SR” je v rozpore s definovanými KPI, napr. “Skrátenie doby spracovania agendy”, čo je vysledok optimalizácie procesov. Zrušenie merateľného ukazovateľa nerieši tento nedostatok.

Merateľné ciele (KPI) :star::grey_star::grey_star::grey_star:

Merateľné ukazovatele ID1 (Počet dokumentov duplicitne zadaných do IS v prostredí KNRSR) a ID3 (Skrátenie doby spracovania agendy (zníženie administratívnej náročnosti)) nebude možné vyhodnotiť, nakoľko chýbajú odhady počtu duplicitných úkonov a ich časovej náročnosti. Tým pádom nie je určený základ, s ktorým sa by sa mohli porovnať odhadované hodnoty týchto KPI pre navrhnuté alternatívy. Redukcia merateľných cieľov na jeden, ktorý má len hodnoty zrealizovaný/nezrealizovaný projekt je nevyužitím šance ukázať, aký efekt investované prostriedky prinesú.

Postup dosiahnutia cieľov :star::star::grey_star::grey_star:

Harmonogram projektu je zaktualizovaný. V harmonograme chýba položka k nastavovaniu optimalizovaných procesov v K NR SR.

Súlad s KRIT :star::star::star::star:

Projekt je v súlade s KRIT.

Biznis prínos :star::star::grey_star::grey_star:

Nie je dostatočne definované, že plánované náklady na projekt a jeho prínosy pre KNR SR sú adekvátne s nákladmi na súčasné vykonávané činnosti KNR SR.

Príspevok v informatizácii :star::star::star::star:

Projekt je príspevkom k informatizácii Kancelárie NR SR.

Dokumenty a výstupy projektu (RF-Štúdia uskutočniteľnosti) :star::star::grey_star::grey_star:

Nie sú dostupné zdroje pre všetky údaje, na základe ktorých sú vypracované výstupy projektu.

Alternatívy :star::grey_star::grey_star::grey_star:

V alternatívnych spôsoboch riešenia projektu nie sú zahrnuté a finančne kalkulované všetky časti projektu, a preto ich vzájomné porovnanie výhodnosti nie je možné. Riešením by bolo ich dopracovať na úroveň požadovaného cieľového stavu IS a doplniť medzi výberové kritériá aj ich finančné porovnanie.

Kalkulácia efektívnosti :star::grey_star::grey_star::grey_star:

“BC/CBA – odôvodnenie projektu” nie je spracované uveriteľne, lebo v BC/CBA nie je vypracované porovnanie nákladov na projekt s nákladmi na ďalšie dva v dokumentácii spomínané varianty:
. úprava súčasného vlastného riešenia (odstránenie vendor lock-in, splnenie požiadaviek stanovených legislatívou, včítane kybernetickej bezpečnosti)
. úprava existujúceho riešenia pre Ministerstvo vnútra SR pre potreby K NR SR
Okrem toho v BC/CBA nie sú kalkulované náklady napríklad na vypracovanie podrobného popisu budúcich zmien a optimalizácie pracovných procesov zamestnancov Kancelárie NR SR, ktoré sa budú robiť po výbere dodávateľa.

Participácia :star::star::star::star:

Kancelária NR SR zrealizovala verejné pripomienkovanie projektu. Dokumenty boli zverejnené, pripomienkovanie bolo umožnené. Zapracovanie pripomienok bude možné zhodnotiť po zverejnení finálnych dokumentov projektu.

Diskusie k projektu na platforme:

Prenositeľnosť / Modulárnosť :star::star::grey_star::grey_star:

V dokumentoch Projektový zámer a Prístup k projektu nie je požadovaná/definovaná možnosť v budúcnosti spravovať alebo rozvíjať moduly/komponenty samostatne alebo iným subjektom, t.j. že

  • Kancelária NR SR je jediným a výhradným disponentom vytvoreného riešenia vrátane jeho zmien a servisu a
  • pri zmene dodávateľa pôvodný dodávateľ poskytne Kancelárii NR SR úplnú súčinnosť pri prechode na nového dodávateľa.

Vendor Lock-in a autorské práva :star::star::star::star:

Projekt sa zaoberá témou Vendor Lock-in a autorskými právami v rámci prípravy verejného obstarávania na dostatočnej úrovni.

Prototyp GUI a navigácie :star::star::star::star:

V dokumentoch Projektový zámer a Prístup k projektu nie je požadovaný/definovaný prototyp GUI a navigácie ako samostatný výstup projektu, ich rozsah a proces vytvorenia a schválenia pred začiatkom implementácie. Dodatočné vysvetlenie o
. potrebe neobmedzovania hospodárskej súťaže a pripustení rôznych možných riešení od preexistujúcich po unikátne na mieru a
. doplnení poznámky o nutnosti prototypu GUI a navigácie, ak je predmetom dodávky alebo jej časti unikátne softvérové dielo s GUI rozhraním
sú dostatočným splnením tejto požiadavky.

Elektronické služby / funkcionalita / formuláre :star::star::star::star:

Služby požadované v projekte sú v súlade s vyhláškou MV SR pre elektronické registratúry.

OpenAPI :star::star::star::star:

Elektronická registratúra Kancelárie NR SR je interný informačný systém, ktorý nemá mať vytvorený priamy prístup z verejných sietí. Preto budú mať vytvorené API rozhrania a integráciu s ďalšími IS Kancelárie NR SR, ktoré budú zabezpečovať OpenAPI aj pre IS elektronickej registratúry.

Riadenie/migrácia údajov :star::star::star::star:

V projekte sú definované a požadované všetky relevantné referenčné údaje, kvalita údajov a potrebné integrácie na externé IS.

1x a dosť :star::star::star::star:

Princíp 1x a dosť bude podporovaný funkcionalitou projektu MiddleWare. Požiadavka na predvypĺňanie údajov v IS Registratúra K NR SR je v katalógu požiadaviek.

MyData :star::grey_star::grey_star::grey_star:

V dokumentoch Projektový zámer a Prístup k projektu nie je požadovaná/definovaná jednoducho použiteľná služba (GUI a OpenAPI), kde sa subjekt (FO/PO) dozvie:

  • aké údaje sú o ňom spracúvané v budovaných systémoch (S výnimkou údajov kde to zákon vylučuje, napr. analytické údaje súvisiace so správou daní.),
  • o všetkých aktívnych konaniach v ktorých vystupuje,
    alebo dostane notifikáciu o každej zmene stavu v “jeho” konaniach alebo v jeho údajoch.

OpenData :star::star::grey_star::grey_star:

V dokumentoch Projektový zámer a Prístup k projektu nie je požadovaná/definovaná správna licencia pre OpenData datasety.

Zdrojový kód / OpenSource :star::star::star::star:

Súčasťou dodávky IS budú aj zdrojové kódy k vytvorenému riešeniu, pokiaľ to nevylučujú licenčné podmienky tretích osôb vo vzťahu k štandardným Softvérovým produktom, s komentármi a technickým popisom, a to pre prevádzkové a testovacie verzie počítačových programov, a práva na ich zverejnenie v centrálnom repozitári zdrojových kódov

Dokumentácia :star::star::star::star:

Súčasťou dodávky IS bude aj používateľská, prevádzková a bezpečnostná dokumentácia.

Testovanie :star::star::star::star:

V rámci testovania výstupov projektu budú používateľské testy funkčného používateľského rozhrania, používateľské akceptačné testovanie a bezpečnostné testy.

:file_folder: Dokumenty

:clock2: Aktivity

V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:

  • 22.10.2021 Výzva na verejné pripomienkovanie projektu
  • 8.11.2021 Zaslanie pripomienok k projektu
  • 18.11.2021 Odpoveď Kancelárie NR SR na pripomienky Slovensko.digital
  • 9.12.2021 Zverejnené hodnotenie Red Flags
  • 17.12.2021 Odpoveď Kancelárie NR SR na zverejnené hodnotenie Red Flags
  • 4.1.2022 Zaktualizované verejné hodnotenie Red Flags
2

No ak sa niekde ide dat krabicový softvér (čo obyčajne registratúra je) tak nik mu nebude meniť navigáciu a GUI

3

Ano to je pravda. Ale v Projektovom zamere a v Pristupe k projektu a ani v CBA to nepisu, ze to bude krabicovy SW s komercnou licenciou. V takom pripade by museli uplne zmenit text zadania projektu.

4

Krabicovy SW za 13M EUR? To snad niekto nemysil vazne … ci? Alebo co znamena tych 13M?

5

Aj ked som necital co je napln projektu, zrejme registratura a obeh dokumentov, ale za taku sumu?

6

Chcu ceritfkovany produkt MVSR, teda chcu produkt, ak by chceli dielo, tak to asi nemoze byt certifikovane

7

Nepíšu, že to bude krabicový SW.

8

Neplati nahodou podmienka, ze sa nesmie vo VO uvadzat ze to musi byt krabicovy softver?

9

taketo podmienky by si mal niekto strcit niekam za klobuk. Presne pre to tie obstaravania trvaju ako trvaju … Ked bude NR SR potrebivat softver pre pokladnicu tak tiez vypise radsej tender … miesto toho aby si tam niekto vybral z rieseni na trhu.
Ved kazde podnikove risenie je krabica (alebo po novom cloud) + prisposobenia a integracie … to riesia firmy denne.

10

Ja samozrejme suhlasim, je to totalna hlupost. Je uplne jasne ze to bude customizovana krabica. Ale predpokladam ze to nemozu napisat aby im nenapadli VO.
Inak @MichalZA teraz som si precital hodnotenie redflag.
Prosim co su “porovnatelne alternativne riesenia” pre registraturu?
Kde by mali vypracovat podrobny popis buducich zmien a optimalizacie procesov? Ved toto je predsa projektova dokumentacia IT projektu na zaklade ktorej obstaraju registraturu. Ved zmeny procesov sa realizuju pocas realizacie dodavky v sucinnosti s dodavatelom, nie?
Prototyp GUI a navigacie pre registraturu? vazne?

11

Len pre kontext. @MichalZA je novy, zauca sa robit redflagy, toto je work-in-progress prve hodnotenie.

1 Like
12

V Projektovom zamere pisu, ze su dva hlavne dovody, preco nevyhovuje sucasna registratura - nie je certifikovana podla vyhlasky MV SR a nie je integrovana s dalsimi systemami NR SR, cim dochadza k viacnasobnemu zapisovaniu tych istych udajov zamestnancami NR SR do roznych IS systemov NR SR.

Z toho vyplyva, ze chcu usetrit cas zamestnancov NR SR, optimalizovat procesy tykajuce sa ich cinnosti pri pouzivani IS NR SR. Ale bude to po nasadeni noveho IS systemu skutocne tak? V tomto musi mat realizator projektu jasno uz od zaciatku a pocas celeho projektu to pozadovat. Musi teda mat popisane sucasne procesy a identifikovat tie, ktore sa maju pocas projektu optimalizovat.

Prototyp GUI a navigacie je prave jeden z nastrojov, ktory sluzi aj na to, ze odberatel este pred zacatim implementacie projektu ma moznost strazit nielen privetive uzivatelske rozhranie ale aj ci skutocne dojde k optimalizacii cinnosti uzivatela. Preto je to aj jeho povinnost, zo zakona, pozadovat prototyp pri vyvoji IS pre verejnu spravu.

V zverejnenych dokumentoch argumentuju, ze funkcionalita IS registratura v prostredi NR SR je tak specificka, ze je potrebne vyvinut novy IS registratury pre NR SR, lebo inak preco by inak nepuzivali dalej sucasny system, ktory by, napriklad, upgradovali a nechali certifikovat od MV SR, alebo neprevzali registraturu, ktoru realizuje a plati pre statne institucie MV SR. Takze asi to nema byt bezny “krabicovy” SW a je to tak zadane aj v CBA.

Ulohou hodnoteni RF je upozornit na nezrovnalosti pri realizacii projektov a nie aky SW ma pozadovat realizator. V tomto pripade, ak chcu krabicovy SW, tak nech to ale napisu do Projektoveho zameru a Pristupu k projektu a zdovodnia vyhodnost takehoto riesenia aj v ramci CBA. Cielom je, aby realizator projektu od zaciatku spravne definoval projekt, projektove vystupy a tym sa vyhol buducim problemom v dalsich fazach projektu.

1 Like
13

Vraj nemaju cettifikovany a pozaduju certfikovany dodat. Aby bolo jasne certifikovany moze byt len standardny a tym padom krabicovy. Certifikovat sa da len hotovy existujuci sw. Ka,dy certifikovany musi mat moznost upravovat, customizovat procesy a integrovat sa prostredie zakaznika. Jasne pozaduju krabicu, len kvoli vo zahmlievaju. Na krabicu sa bavit optototype ui, je holy nezmysel. Nezmysel je, ze vibec ifu menit registraturu, uprava exidtujucej musi vyjst na max. polovicu ceny.

14

Hmmm…akoze ja sice projekty nehodnotim ale v metodike pre projektovy zamer sa jasne pise

“Ako alternatívu nepovažujeme porovnanie krabicových „off-the-shelf“ riešení (COTS) riešení s alternatívou vývoja aplikácií „na zelenej lúke“ a to z dôvodu toho, že žiadateľ pre zachovanie nediskriminačných podmienok vo verejnom obstarávaní nevie vopred určiť, či dostane ponuku od uchádzača k vývoju na zelenej lúke, alebo sa všetky ponuky od uchádzačov vo verejnom obstarávaní budú vzťahovať na COTS riešenie. Výnimka je v prípade, ak žiadateľ uvažuje použiť konkrétne COTS riešenie ako podmienku pre uchádzača v rámci procesu verejného obstarávania a to vzhľadom na ekonomické alebo iné dôvody preukázané v dokumente.”
To je metodika MIRRI, tak by ste asi mali oslovit MIRRI.

Aby som este povedal skusenost vlastnu, tak my sme optimalizaciu procesov robili v sucinnosti s dodavatelom, obvzlast ak ide o registraturu co je administrativny podporny system nie agendovy. Zase zasanasate do pripravy projektov dalsiu zbytocnu papierovu povinnost. Potom ze je nula realizovanych projektov.

Prototyp ako podmienka implementacie ma zmysel ak ide o nejake nove riesenie, nie ak je na trhu 20 rieseni.

15

V tomto pripade to nie je otazka na MIRRI ale na realizatora projektu.

V Projektovom zamere je viacero otaznikov, co vlastne realizator projektu chce? V tejto faze projektu v tom musi mat jasno. Jeden z nich je napriklad v kapitolach 3.6.1 a 3.6.2… Lebo aj z tychto kapitol vyplyva, ze musia ziadat aj prototyp.

Co sa tyka optimalizacie procesov … ano suhlasim, ze sa to da aj s buducim dodavatelom, ale potom by tento vystup musel byt napisany v kap. 4. “POŽADOVANÉ VÝSTUPY (PRODUKT PROJEKTU)” a tiez v CBA.

16

Nemozem suhlasit, ze len krabicovy SW. Posudenie Informacneho systemu v produkcii vykonava MV SR na zaklade ziadosti ziadatela alebo jeho klienta.
Vid: Informačné systémy na správu registratúry, Ministerstvo vnútra SR - Verejná správa

17

Základná otázka, ktorú nemáme zodpovedanú, je, že či chcú krabicu alebo nie. Projektové dokumenty sa tvária trochu chameleónsky, raz tak, raz tak. V tom kontexte treba brať naše pripomienky.

Len čo sa to vyjasní, nemáme problém svoje hodnotenie zaktualizovať. A radi to urobíme!

18

A pokiaľ si preštudujete dokumenty a zdôvodníte, prečo si myslíte, že z nich vidno len krabicu, a teda nemáme vyžadovať prototyp GUI, rád sa podučím! :slight_smile:

19

Nech sa paci zoznam vsetkych vydanych platnych certfikatov na SW registratur: Prehlad vydanych certifikatov_201808.pdf (minv.sk)
Ukazte mi tam jednu nie krabicovu certifikacu, ziadna tam ne je.

20

toto je skor ukazka preco su vyhlasky mirri take divne. ani pri malom webe sa nerobia navrhy obrazoviek pred projektom, preco by sa mal inicialny graficky navrh robit ? V com by to mala byt uzasna vyhoda ? Prakticky predsa chceme aby to robil specialista na UX a uplne normalne je to robit vo faze navrhu ked uz existuju rozpracovane use case.
Ano aj krabicovy sw sa da prekreslit a kedze tu mat byt mnozstvo workflow formularov tak to ide. Ale nedava to zmysel, bud pojde o zbytocnu pracu alebo v horsom pripade to obmedzi konkurenciu.