Názov: Systém verejného obstarávania (SVO)
Garant: Úrad pre verejné obstarávanie
Stručný opis: Systém má elektronizovať kompletný end-to-end scenár obstarávania (aj procesy, ktoré dnes elektronizované nie sú. Umožniť analytiku pomocou čistejšieho zberu dát. Systém ma taktiež konsolidovať roztrúsenú internú procesnú agendu do jednotného systému a skrátiť čas potrebný na tieto úkony. Cieľom projektu je skrátiť čas potrebný na vykonanie verejného obstarávania a vytvoriť príjemné používateľké prostredie pre koncových používateľov, ktorí budú vedení celým procesom obstarávania.
Náklady na projekt: Štúdia uskutočniteľnosti 19,8M Eur (investície) + 15,3M Eur (prevádzka počas 10 rokov) s DPH
Aktuálny stav projektu: Príprava projektu
Čo sa práve deje:
- VO na IS SVO bolo zrušené
- VO na Registratúru prebieha
Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt ako taký dáva vzhľadom na fragmentovanú situáciu IT systémov na UVO biznisový zmysel, CBA v časti merania aktuálnych procesov je spracovaná výnimočne detailne. Naopak časť nákladov je ťažko obhájiteľna, kedže autori štúdie neposkytli presvedčivé podklady, z ktorých tieto odhady vychádzajú.
Stanovisko Slovensko.Digital: Biznis prínos tohto projektu považujeme za rozumný, avšak nedokážeme sa stotožniť s uvedenými nákladmi na agendový systém. Odporúčame prepočítať náklady napr. metodikou UCP a zverejniť všetky vstupné údaje, ktoré do tohto výpočtu vchádzajú. Vysokú alokáciu (20 miliónov Eur) hodnotíme ako kritické riziko projektu.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
K projektu sa viaže reformný zámer Budovanie proklientsky orientovaného UVO. Projekt deklaruje realizáciu optimalizácie procesov v spolupráci s SVS MV SR. Vzhľadom na detailnosť súvisiacej legislatívnej úpravy a pozornosť, ktorá je jej počas dlhého časového obdobia venovaná očakávame iba malé zmeny v tejto oblasti.
Merateľné ciele (KPI)
Merateľné ukazovatele sú zvolené vhodne, odrážajú dobre ciele projektu a sú veľmi ambiciózne. Skrátenie času kontrol verejných obstarávaní je plánované na 60% súčasnej hodnoty a Skrátenie celkového času verejného obstarávania od jeho vyhlásenia až po uzatvorenie a plnenie zmluvy dokonca na polovicu (čo pri niektorých obstarávaniach môže znamenať aj pol roka).
Postup dosiahnutia cieľov
Harmonogram projektu sa javí ako čisto vodopádový model s veľmi dlhou dobou do rolloutu, čo považujeme pri projekte s takýmto rozsahom agendy za pomerne veľké riziko pri rolloute. Niektoré moduly je z nášho pohľadu možné vhodnejšie rozfázovať (zamerať sa na migráciu klúčových procesov najprv), prípadne overiť pilotným riešením (časti kolaboračnej platformy ako diskusné fórum, Q&A…)
Súlad s KRIS (nie je zatiaľ vyhodnotený)
Biznis prínos
Biznis prínosy projektu v časti optimalizácie dĺžky trvania procesu obstarávania sa javia sú veľmi ambiciózne a vhodné. Taktiež konsolidácia údajovej bázy, ktorá umožní analytiku údajov verejného obstarávania je nevyhnutná aj pre iné orgány verejnej moci. Ako riziko vnímame veľkosť projektu, ktorý niekoľkonásobne presahuje veľkosť iných projektov realizovaných na tomto úrade.
Príspevok v informatizácii
Z pohľadu NKIVS budú najmä napĺnané cieľe 1x a dosť, zverejňovanie open data a API, využívanie vládneho cloudu a centrálnych komponentov. Nejde však o zásadný projekt z globálneho pohľadu informatizácie.
Štúdia uskutočniteľnosti
Štúdia jasne vysvetľuje kontext a potreby realizácie tohto projektu. Z pohľadu štruktúry máme výhrady voči vágnej definícii niektorých komponentov (napr. kolaboračná platforma), kde nie je zrejmé aké používateľské scenáre majú riešiť, resp. otázna je aj odkiaľ vzišla potreba ich realizácie. Ide o úplne nové služby, ktoré by si zaslúžili dôkladnejšie overenie voči potrebám koncových používateľov.
Alternatívy
Z kontextu situácie IT systémov na úrade je zrejmé, že ide o heterogénne prostredie, kde jednotlivé podsystémy nie sú vhodne prepojené, čo komplikuje a spomaľuje výkon agendy. Alternatívy sú zvolené vhodne, avšak nie je zrejmé prečo pri distrubuovanom riešení nie je možné vybudovať BI/DWH nad týmito systémami. Centralizáciu internej agendy do jedného integrovaného systému považujeme za správny krok. V kontexte toho, že existuje pomerne zrelý trh s existujúcimi sw riešeniami, ktoré riešia agendu obstarávania by si vysvetlenie budovania a potreby štátneho konkurečného systému zaslúžilo silnejšie argumenty ako konštatovanie “Z hľadiska implementačných nákladov je alternatíva „Distribuované riešenie verejného obstarávania v SR” v porovnaní s alternatívou „ÚVO ako garant správnosti údajov pre oblasť verejného obstarávania" kvôli potrebe zabezpečenia poskytnutia integračných rozhraní zo strany systémoch uskutočňujúcich VO, vrátane komerčných certifikovaných systémov, pre takýchto poskytovateľov riešení nákladnejšia."
Kalkulácia efektívnosti
CBA z pohľadu analýzy súčasného stavu je v nesmiernom detaile a môže ísť príkladom iným štúdiám. Uvedené cieľové stavy (časov) by bolo vhodné vysvetliť viac, najmä v prípadoch kde ide o signifikatné skrátenie času jednotlivých procesných krokov. Napriek tomu sú prínosy uveriteľné. Naopak časť nákladov považujeme za neprimeranú deklarovaným funkcionalitám, resp. pri niektorých moduloch je požadovaná funkcionalita definovaná tak vágne, že opodstatnenosť nákladov je bez ďaľších vstupov neoveriteľná. Taktiež zvolené licencie v rozpočte považujeme za zbytočné, väčšina je dnes nahraditeľná slobodným softvérom, ktorý má celosvetové nasadenia. Vzhľadom na nadštandardne veľkú alokáciu projektu (takmer 20 miliónov eur) pre takýto typ projektu musíme dať red flag.
Participácia na príprave projektu
Úrad pristúpil k príprave projektu participatívne, konzultoval výhrady aj nad rámec štandardne vyžadovaný. Avšak pre krátkosť času nebolo možné urobiť zásadnejšie zmeny v projekte. Z pripomienok iných subjektov je zrejmé, že vzhľadom na to, že existuje zrelý trh konkurenčných komerčných riešení obstarávacích softvérov mal úrad dať viac času a priestoru na participáciu, kedže môže toto trhové prostredie negatívne narušiť. Odpoveď na pripomienku ohľadom nákladov považujeme za nedostatočnú, nebolo dostatočne vysvetlené ani na verejnom híringu.
Diskusie k projektu na platforme:
II. Obstarávanie / nákup
URL na vestník verejného obstarávania: https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie-zakaziek/detail/424119
Dátum vyhlásenia VO: 7.1.2020
PHZ: 30 217 839,16 EUR bez DPH
Dátum predloženia ponúk alebo žiadostí o účasť: 14.02.2020
Predpokladaný dátum odoslania výziev na súťaž alebo na účasť vybraným uchádzačom: 23.03.2020
Dĺžka trvania zákazky: 120 mesiacov
Stratégia obstarávania
Plánujú sa 2 verejné obstarávania:
- VO - Jadro SVO + analytické nástroje
- VO - Registratúra.
Tieto 2 VO pokrývajú rozsah štúdie uskutočniteľnosti.
VO - Jadro SVO + analytické nástroje, je vyhlásené a je predmetom tohto RF hodnotenia https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie-zakaziek/detail/424119 . PHZ tohto VO je 30 217 839,16 EUR bez DPH. PHZ pokrýva:
- vývoj diela -
- prevádzku a podporu diela -
Prípravné trhové konzultácie
URL na PTK: https://www.uvo.gov.sk/vyhladavanie-zakaziek/detail/423133
ÚVO realizovalo PTK. PTK trvali približne mesiac, t.j. od ich vyhlásenia, cez zverejnenie dokumentácie až po realizáciu 2 kôl.
PTK boli realizované vo forme osobných stretnutí účastníkov a ÚVO. Realizovali sa 2 kolá takýchto stretnutí, kde účastník sa mohol zúčastniť aj prvého a aj druhého kola. Účastníci zároveň mohli v elektronickej podobe klásť otázky k zverejneným podkladom, na ktoré ÚVO odpovedalo a odpovede zverejnilo.
Záujem o účasť v PTK prejavilo 11 subjektov. Prvého kola stretnutí sa zúčastnilo 9 subjektov. Druhého kola sa zúčastnilo 6 subjektov.
V rámci PTK si ÚVO overovalo rôzne aspekty pripravovaného VO, od podmienok účasti, definovania požiadaviek na expertov, názor na rozdelenie zákazky na časti, obchodné podmienky, nároky na duševné vlastníctvo a pod.
Zo zverejnenej dokumentácie nie je úplne jasné, zrejmé, ktoré poznatky z PTK ÚVO prenieslo do VO a ktoré nie. Určitú predstavu je možné získať len pomerne pracným študovaním jednotlivých zverejnených dokumentov.
Zároveň nie sú publikované odpovede účastníkov na dotazník - Okruhy otázok v rámci PTK. Nie je známe, či účastníci a koľkí zareagovali a tento dotazník vyplnili alebo nie.
Druh postupu
ÚVO zvolilo postup - súťažný dialóg.
Nie je úplne jasný dôvod výberu postupu, t.j. motivácia ÚVO pre výber tohto postupu, výhody, prínosy, ktoré im tento postup v ich aktuálnej situácii prináša a pod., nakoľko ide v oblasti IKT o doteraz málo využívaný postup.
Zo strany ÚVO nie je známe, či súťažný dialóg bol zvolený kvôli možnosti prípadnej úpravy zadania predmetu zákazky alebo iných parametrov VO ako sú hodnotiace kritériá, PHZ, rozdelenie na časti a pod. na základe dialógu o riešení s uchádzačmi.
Oceňujeme snahu o dialóg s uchádzačmi. Celkovo by bolo zaujímavé vedieť, prečo bol zvolený práve postup súťažného dialógu a nebol napr. zvolený postup rokovacieho konania so zverejnením, keďže v prípade ÚVO existuje pomerne podrobná špecifikácia predmetu zákazky, boli realizované PTK a pod. Takto by aj iné subjekty lepšie pochopili výber daného postupu, jeho výhody, riziká a pod.
Predmet zákazky
Rozdelenie na časti
Predmet ŠÚ bol rozdelený na 2 samostatné VO:
- SVO Jadro + Analytické nástroje
- Registratúra.
Vidíme potenciál pre ďalšiu samostatnú časť zákazky a tou je práve budovanie DWH a analytických nástrojov nad dátami, ktoré budu vznikať v rámci biznis procesov. Pri tejto časti existujú technické (z technického hľadiska ide o oddeliteľnú časť, nakoľko DWH asi bude mať vlastnú databázu, ktorá bude napĺňaná dátami na základe definovaných procesov), logické (DWH a analytické nástroje, reporty a pod. má význam tvoriť až po stabilizácii funkcionalít a dátového modelu pre hlavné biznis procesy), časové (implementácia tejto časti by mala byť realizovaná až v neskorších fázach projektu, aby sa minimalizovali duplicitné náklady) a aj trhové predpoklady (na trhu existujú špecializované subjekty na danú problematiku) na oddelenie.
Podmienky účasti
Kritériá hodnotenia
Vendor Lock-in a Autorské práva
Lehoty
Obchodné podmienky
Vyhodnotenie obstarávania
Nie je možné aktuálne hodnotiť
Hospodárska súťaž
Nie je možné aktuálne hodnotiť
Cena
Nie je možné aktuálne hodnotiť.
Subdodávatelia
Dokumenty
-
Štúdia uskutočniteľnosti online mirror: SU-SU-MD-su_prefinal_na posudenie_3112019_1335.pdf (4.4 MB) 1CBA SU_UVO_Priloha2_01_preferred__prefinal_3112019.xlsx (2.2 MB)
-
Pripomienky a čiastočné odpovede su_svo_pripomienkovy_formular_ALL_20190205.xlsx (22.7 KB) (bude aktualizované)
-
Zmluva o NFP https://www.crz.gov.sk/index.php?ID=4378302&l=sk
-
Osoby zodpovedné za projekt: Ľudovít Holbík, Štefan Szabo, Peter Suško
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
- 24.1.2019 - Verejný híring
- 21.2.2019 - schválená štúdia uskutočniteľnosti
- 8.4.2019 - vyhlásená výzva na predkladanie žiadosti o NFP
- 30.9.2019 - predložená žiadosť o NFP
- 16.12.2019 - schválená žiadosť o NFP
- 23.12.2019 - podpísaná zmluva o NFP (https://www.crz.gov.sk/index.php?ID=4378302&l=sk)
- 3.1.2020 - vyhlásené verejné obstarávanie (súťažný dialog) na “Informačný systém systému verejného obstarávania” (17 924 741 EUR)
- 14.2.2020 - termín predkladania žiadostí o účasť vo verejnom obstarávaní “Informačný systém systému verejného obstarávania”
- 26.3.2020 - vyhlásené verejné obstarávanie (užšia súťaž) na “Informačný systém Registratúra” (650 721 EUR)
- 30.4.2020 - termín predkladania žiadostí o účasť vo verejnom obstarávaní " Informačný systém Registratúra"
- 1.10.2020 - začiatok realizácie EŠIF projektu (26 mesiacov, t.j. do 31.12.2022)