Softvér na tvorbu zápisníc (pre potreby samospráv)

Ahojte, viete o nejakom programe, ktorý dokáže vygenerovať zápisnice z rokovaní?

Konkrétne mám na mysli zápisnice z prostredia samosprávy. Mám pritom na mysl itieto jednania:

V linkách vyššie prikladám aj ukážky na tieto zápisnice. Momentálne sa takéto zápisy vytvárajú vo Worde, čo nie je veľmi pohodlné, a s takto zapísanými dátami sa ani nedá ďalej pracovať. Ja si to predstavujem tak, že všetky “objekty” v zápisnici budú zároveň aj nejakými objektami v databáze s vlastnými ID-čkami.

Teda by existovali objekty taéhoto typu:

  • Osoba (ďalej sa člení na Člen, Hosť, Prizvaný hosť a pod.)
  • Téma (nejaké hashtagy)
  • Uznesenie (príznak splnené/nesplnené, Osoba, ktorá ho má splniť)
  • príspevok do diskusie (Osoba, text)

Takýto softvér by som chcel vytvoriť na základe vlastných skúseností - sám som takéto zápisnice písal asi 1.5 roka na úrovni samosprávy. Píše sa to pomerne zdĺhavo a tie dáta z neho sa nedajú vyťahovať.

AKé dáta by sa dali získavať zo štruktúrovanej zápisnice:

  • účasť členov na zasadnutiach, ich aktivita
  • jednoduchšie vyhľadávanie podľa hashtagov

Najmä vyhladávanie v starých zápisniciach je veľká bolesť. V starých zápisniciach sa prehrabávam aj ako aktivista, a najviac času mi asi zaberie vyhľadávanie dát, ak si len matne pamätám, kedy sa niečo preberalo.

Čo si o tom myslíte, resp. viete o nejakom podobnom programe, ktorý by už existoval?

Ja som Drupalista, teda vedel by som to v tomto CMS urobiť pomerne rýchlo (možno by som dokonca nepotreboval ani programovať custom moduly)

Zápisnicu z mestsského zastupiteľstva by som zatiaľ asi zo softvéru vynechal, tá má predsa len trocha inú štruktúru.

SW vselijakych je podla mna dostatok (napr. - https://fellow.app/): on je vsak ntne vedet co sa chce. NApr. pred meetingom je znamy program a ucastnici, nekedy aj predpokladane vec co sa tma chcu dosiiahnut a to sa priprav dopredu, pocas mitingu (nie po nom) sa pisu napr. 3 typy vystupov do DB (rozhodnutia, ulohy, informacie - strukturu sa urci podla typu mitingu), nuz a potom sa uz len prirpavia sablony pre jednotlive typy mitingov a zapis sa vygeneruje, moze rozposlat na schvalenie po schvaleni sa vygneruje podpisana needitovatlena zapisnica) … take neco vete zrealizovat rychlo vo v roznych systemoch

Áno, ten softvér by mal mať aj túto funkciu - teda generovanie pozvánky z predpripravenej zápisnice.

(V pozvánke budú teda spísané body, o ktorých sa bude rokovať, príp. aj mená predkladateľov)

Díky za tip na aplikáciu (Fellow). Napísal som im.

Túto aplikáciu bude využívať najmä jedna osoba (ten, čo píše zápisnicu). Trocha sa bojím že väčšina takýchto appiek je spoplatnená podľa počtu používateľov - teda účastníkov mítingu). Pre potreby miestnych samospráv asi postačí aj jednoduchší program, ktorý neodosiela notifikácie všetkým účastníkom, ale spraví iba štruktúrovaný zápis.

Členstvo v týchto samosprávnych orgánov je rozvrhnuté zhruba takto:

V meste (BB) máme spolu asi 30 orgánov po asi 15-tich členoch. Niektorí členovia sú vo viacerých orgánoch teda spolu ide povedzme o 300 ľudí. V praxi sa úlohy zadávajú len asi 20-tim z nich (predsedom alebo nejakej neosobnej inštitúcií). Každý orgán zasadá zhruba raz za dva mesiace.

Teda nepotrebujeme nutne softvér, kde sa musai všetci účastníci prihlásiť, ide nám naozaj len o to, aby bol zápis zo stretnutí urobený automaticky a štruktúrovane. (Každopádne potrebujeme, abz členovia boli nejaké "objekty " v DB, hoci aj nie prihlásení používatelia.

Asi by som mal zdôrazniť, že nejde o online zasadnutia, ale o klasické stretnutia v zasadačke :slight_smile:

Viete to urobit napriklad na Sharpeointe/office365 (vacsinou to maju zakupene a nevedia pouzivat) alebo na inej podobnej platforme. Alebo uplne prmtivne riesenie v office 365 /outlook/teams - Zápisy z porad v Microsoft 365 snadno a rychle - Microsoft 365 Vaše online kancelář (cloudforce.cz)

Ak tomu správne rozumiem, Office 365 vie zorganizovať podujatie, vie pripraviť program a rozoslať ho, ale nevie prirpaviť štruktúrovanú zápisnicu (s objektami, ktoré som popísal v popise tejto témy).
Je dosť možné, že tento program využívajú urady už dnes.

Mne ide noazaj o to, aby sa tie údaje v zápisoch chovali ako objekty, a možno medzi nimi hľadať súvislosti aj v rôznych zápisniciach.

Ja mám dokonca takú predstavu, že viaceré obce by používali rovnaké hashtagy, teda by sme vedeli porovnať, ako k jednému problému pristupujú rôzne mestá (napr. schvaľovanie vyššej dane z nehnuteľnosti, diskusia PRE a PROTI).

Ta ukazka je neco starsne jednoduche, ale v office365 / Sharpeonte si to co pozadujete viete jednoducho urobit

OK, dík za tip.

Stále ma na tom máta tá cena stanovená podľa počtu používateľov (Sharepoint, 5$ per user / month)

Aj keby úradníci mali na to licencie už zakúpené, tak ju nemajú rôzni členovia komisií (zrejme sa teda nebude dať assignovať aktivita členov do sharepointu?)

Ide mi o to, žeby som to vedel urobiť aj v Drupale a bolo by to zároveň aj open-source.

Miesto vymýšľania toho, ako to napasovať na Drupal (lebo s tým vieš robiť) by som radšej začal s výskumom aktuálneho stavu - čo používajú poslanci, komisie, orgány momentálne, aké to tvorí náklady, aké to má výhody, nevýhody, aké zákonné povinnosti by takéto riešenie muselo spĺňať (lehoty, zverejňovanie, kontrola, ukladanie dát, úrovne prístupu…)

Z toho by mohli vypadnúť dobré podklady na rozhodnutie, čo a v akej forme má zmysel robiť.
Môže to skončiť:

  • word s preddefinovaným slovníkom (dopĺňanie mien, bežných výrazov…)
  • sharepoint
  • nejaké open source riešenie (určite sa nájde niečo dosť robustné aby takéto zápisnice dokázalo spravovať
  • vlastné riešenie

Pri akejkoľvek možnosti bude ale gro práce marketing (rozšíriť riešenie) a vzdelávanie ľudí, ktorých sa to týka - množstvu z nich sa budeš snažiť zmeniť zaužívané postupy a musia sa presvedčiť, že dostanú lepšie riešenie.

V Banskej Bystrici máme špecifikum, ktoré nie je v žiadnom inom meste - občianske rady. Práve pre ne to chcem v prvom rade prirpaviť.

Samozrejme, že sa spýtam v prvom rade ich (už som sa jedného predsedu OR spýtal, zatiaľ to privítal). Ja sám so takéto zápisnice písal pre občiansku radu. Píše sa to vo Worde.

Pri akejkoľvek možnosti bude ale gro práce marketing (rozšíriť riešenie) a vzdelávanie ľudí,

S viacerými predsedami obč. rád sa poznám, preto to chcem ukázať najprv im. Ľahšie sa to u nich presadí (ak sa im to bude páčiť), lebo nemajú viacúrovňové riadenie (nie je to úrad).

Na 90 percent predpokladám, že aj ostatné orgány to robia vo Worde, ale áno, máš pravdu, najprv sa ich spýtam. Každopádne, ak to aj robia v niečom lepšom, nijako to verejnosti nepomáha (zápisnice zverejňujú len vo forme PDF, tie údaje sa nijako nedajú ďalej technicky spravovať.)

O štruktúrovanej zápisnici som už raz úradu hovoril pred pol rokom, keď bola v meste taká akcia “Otvorené vládnutie”. Vtedy to ostalo nejako nepovšimnuté, tak to ešte pripomeniem :slight_smile:

Toto riešenie nestačí, ak tomu správne rozumiem, to pomôže vytvárať dokument, ale nevytvára to štruktúrované dáta.

  • sharepoint

Ak to dovoľuje vytvárať úlohy a poznáky aj pre ľudí, ktorí v ňom nemajú kontá, tak je to možno OK. Ale neviem, dovoľuje to tento program? (Môžem priradiť úlohu niekomu,kto nemá vôbec programy od Microsoftu? Môžem ho v zápisnici citovať a potom zo všetkých zápisníc vyextrahovať citácie podľa rečníka?

  • nejaké open source riešenie (určite sa nájde niečo dosť robustné aby takéto zápisnice dokázalo spravovať

Práve na to sa pýtam, či niekto o niečom vie? Ja som trocha surfoval na webe, ale zdá sa mi, akoby bolo všetko zamerané na to, že človek musí mať vytvorené konto. To by v princípe nemuselo vadiť, ak je to zadarmo, tak by to šlo

V Office365, viete delegovat, zdielat uplne vsetko tym kt. maju lubovolne aj nezavisle konto Office365 a ciastocne hocikomu kto bude identifikovany mailom. Personal office365 stoji myslim 7e/mesacne. V lubovolnom OS tiez bude musiet mat registrovanych uzivatelov a gratis budete mat do nejakeho obmedzenia. Vacsina statnych uradov ma emaily v office365, takze maju aj konta, preto som navrhoval toto

presne tak, treba vyuzivat to co si uz nakupili a vyuzivaju z toho 10%…
Tychto ludi nejake usetrenie 5Eur na mesiac ale ze vobec netrapi.
A aj bezny chlap sa radzej prevezie na kupenom Harley, nez na v garazi vyrobenom kvazi-Harley … :slight_smile:

5 eur je na mesiac na osobu. V orgánoch, z ktorých sa robia zápisnice, je cca 300 ľudí. A nie sú to zamestnanci úradu (nemusia mať licenciu)

Čo ak si nejaký bývalý poslanec povie, že chce byť vymazaný zo skupiny? Zákon GDPR mu zrejme dáva právo byť vymazaný z programov, ale zo zápisnice sa vymazať nemôže. Podĺa mňa by tento program mal byť nezávislý na osobných (pracovných) účtov jednotlivých zamestnancov.

(neviem, ako fungujú tieto programy, keď sa zruší/odpojí jeden účet, či ostanú v dokumentoch referencie na ňho. Myslím samozrejme klikateľné referencie, nie zápis v PDF)

VSetkych 300 ludi ma email (z toho odhadujem viac ako polovica v office365, pretoze mesta to tak maju a sam hovorite, ze pouzivaju Word aj ten je predsa z Office365), tito nic dalsie nepotrebuju, Ti co maju lubovolny korektny email, mozu zdielat veci z Office365 (urcitym sposobom participovat, samozejeme ne plny pristup), ale musite sa o to starat a ak im chcete nieco dodat (tak ako o GDPR sa musite starat), kopa z externych ludi ma personal licenciiu v Office365 (leboi Excel lebo Word lebo powerpoint) a tito mozuzu mat plny pristup vo Vasom systeme. Licencie / spravu tych ludi (aj ked bdue gratis) musite riesit v lubovolnom systeme, ktory si vyberiete (riesit to v Durpale ci pdobneych systemoch je podla mna nezmysel)

gdpr predsa nemoze ani zo srandy byt dovod aby ma niekto vymazaval zo zapisnice, len preto, ze som dal ziadost. Zapisnica vznikla za nejakým ucelom, je autorizovana podpismi, nesrandujme, ze z nej chcem nieco vymazavat …

Ale veď to isté hovorím aj ja vyššie:

Zo zápisnice sa vymazať nedá, ale z programu, v ktorom tá zápisnica vznikla, už zrejme áno. Ide o to, čo to spraví s programom, keď z neho odstránite nejaké konto. Či údaje o toto človeku ostanú stále referencované na nejaký objekt. Výsledná zápisnica (PDF) ostane nezmenená, o to sa nebojím.

Neviem, ako funguje Sharepoint a MS, skôr sa len pýtam. Pardon, nechce sa mi googliť :slight_smile:

Teoreticky môže nastať aj taká situácia, že niekto (poslanec, alebo odborný člen komisie) nedá vôbec súhlas na používanie jeho emailu v aplikácii, čo potom, bude sa mu vytvárať nejaké fiktívne konto?

Hľadám aplikáciu, kde nemusíte pracovať so skutočnými účtami a ani emailovými adresami (aby to bolo dobrovoľné), neviem, či takúto podmienku spĺňa sharepoint/office.

Vychádzam z toho, že meno a priezvisko v databáze ukladať môžte (to sú verejne dostupné informácie), ale emailová adresa je už súkromným údajom.

Bud mate nic nehovoriace meno (a mozte si pisat cokolvek a raz bude Jano Mrkvickam tento a inokedy mozno druhy) alebo cloveka nejako identifikujete a ak ten clovek so systemom ma pracovat tak musi byt identifikovany, ak nema, tak vlastne bud je to verejne a vsetcii maju k tomu pristup a len si precitaju Jano Mrkvicka