Názov: Rozšírenie pilotného projektu SmartHUB na ďalšie pracoviská MV SR
Garant: Ministerstvo vnútra SR
Stručný opis: Predmetom projektu je vyriešenie problémového stavu, kedy nastáva riziko výpadku pri prijímaní žiadostí a vydávaní dokladov na Jednotných pracoviskách MV SR v dôsledku zastaralých HW a SW komponentov. Nakúpené majú byť nové periférne zariadenia a medzi nich a PC pracovníka JP sa vloží nový počítač “SmartHUB”.
Náklady na projekt: 3,8M Eur (investície) 1,9M Eur (prevádzka za 10 rokov) s DPH
Aktuálny stav projektu: Príprava projektu
Čo sa práve deje:
- 10.11.2023 Plánované schvaľovanie projektu v Komisii 1 OP SK
Zhrnutie hodnotenia Red Flags: Projekt rieši iba “nákup a nasadenie hardvéru a periférnych zariadení”, čo aj bude možné jednoducho zrealizovať, aj vzhľadom na prebehnutý pilotný projekt. Absentuje však akékoľvek naviazanie na iné zlepšenia v agende vydávania dokladov, či optimalizácie procesov. Prínos projektu v informatizácii je veľmi obmedzený, riešenie je nesystémové, spojené s vyššími prevádzkovými nákladmi. Absentuje analýza ďalších zmien v IS a aplikáciách, hoci je evidentné, že počas kalkulovaného obdobia 10 rokov budú realizované. V CBA sú uvedené nereálne a nesprávne vypočítané prínosy. Jednotkové ceny zariadení SmartHUB sú neobvykle vysoké.
Stanovisko Slovensko.Digital: Projekt zameraný výlučne na “nákup periférnych zariadení” v žiadnom prípade nespĺňa kritériá na národný projekt financovaný z OP SK, ba ani pre štandardný IT projekt. Potrebné je zámer projektu rozšíriť na všetky aktivity súvisiace s agendou vydávania dokladov na Jednotných pracoviskách MV SR a deklarovaný cieľ ušetrenia času občanov v súvislosti s touto agendou. Problém zastaralého HW a SW je potrebné riešiť systémovo a nie duplicitnými PC.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
V projekte nie je nijako uvažovaná optimalizácia procesov, ani akákoľvek zmena vo výkone súvisiacich agend vydávania dokladov a postupov na jednotných pracoviskách. Pritom aj z verejne známych skúseností vydávania občianskych preukazov za posledný rok vidno evidentné nedostatky, minimálne z pohľadu občanov, ktorým je služba poskytovaná.
Projekty týkajúce sa agendových systémov majú byť realizované iba ako doplnok reformy/optimalizácie činností v príslušnej agende.
Táto požiadavka je relevantná aj vzhľadom k deklarovanému typu prínosu “skrátenie čakania na vydanie dokladu”, ktoré má byť dosahované synergiou viacerých aktivít, ktoré majú byť v tomto projekte popísané.
Merateľné ciele (KPI) 
Merateľné ukazovatele podľa projektovej dokumentácie:
Merateľný ukazovateľ “počet odstavených pracovísk” reálne súvisí s biznis cieľmi projektu, je však nastavený mimoriadne úzko. Napr. ak bude Jednotné pracovisko odstavené v dôsledku nefunkčných pracovných staníc, KPI projektu bude síce splnené, avšak služba pre občana nebude poskytovaná, a nedôjde tak k naplneniu deklarovaných prínosov.
Podľa CBA je prínosom ušetrenie času občanov pri čakaní na jednotných pracoviskách a práve sledovanie tohto cieľa by aj pomohlo zamerať projekt na možné aktivity smerujúce k jeho naplneniu.
Postup dosiahnutia cieľov
Vzhľadom na mimoriadne úzko definované aktivity projektu, a taktiež zhodnotenie doterajších skúseností z pilotného projektu, je vysoká pravdepodobnosť úspešného priebehu projektu.
Súlad s KRIS (nie je zatiaľ vyhodnotený)
Súlad s KRIT MV SR nebol vyhodnotený.
Biznis prínos
Projekt nijako nerieši zlepšenia v agendách vydávania dokladov, iba nákup hardvéru. V Projektovom zámere je uvedené: “Projektom sa primárne rieši nutná investícia, ktorá zabezpečí, aby Jednotné pracovisko a jeho poskytované služby mohli fungovať rovnako ako fungujú v súčasnosti na všetkých Jednotných pracoviskách.”
V projekte by však mala byť komplexne riešená celá téma IT podpory procesov vydávania dokladov.
Vzhľadom na skutočnosť, že projekt je kalkulovaný na 10 rokov, je evidentné, že v tomto období budú realizované ďalšie zmeny v poskytovaní služby na JP, súvisiacich procesoch, a aj z tohto dôvodu má byť projekt spracovaný komplexne.
Príspevok v informatizácii
Projekt rieši iba “nákup a nasadenie hardvéru a periférnych zariadení”, jeho prínos pre zlepšenia v oblasti IT podpory procesov vydávania dokladov na JP je preto síce konkrétny a potrebný, avšak iba veľmi obmedzený.
V projekte zvolené riešenie - vloženie nového zariadenia SmartHUB “medzi” PC a periférie na pracovnom mieste JP - je nesystémové, určené iba na riešenie akútneho problémou a bude znamenať zvýšené náklady na prevádzku.
Projekt je kalkulovaný na 10 rokov a je evidentné, že v tomto časovom horizonte budú realizované ďalšie zmeny v IS, ich komponentoch, a taktiež aplikáciách prevádzkovaných na JP. Nutnosť budúcich zmien je taktiež konštatovaná aj v projektovej dokumentácii.
Žiadne z týchto zmien však nie sú v projektovej dokumentácii analyzované.
Dokonca Obrázok 5 v dokumente Prístup k projektu “znázorňuje cieľový stav technologickej vrstvy, ktorý sa bude MVSR snažiť dosiahnuť v budúcnosti” avšak “mimo tohto projektu”.
V projektovej dokumentácii sú uvádzané konkrétne zariadenia, potrebné je však verejné obstarávanie realizovať na nediskriminačnom princípe.
Štúdia uskutočniteľnosti
Projektová dokumentácia prípravnej fázy je spracovaná v súlade s vyhláškou o riadení IT projektov. Keďže však je projekt mimoriadne úzko zameraný iba na obmenu hardvéru, veľká časť dokumentácie je prázdna.
Alternatívy
V projekte sú analyzované iba 4 alternatívy týkajúce sa možných spôsobov riešenia problémov s perifériami pracovných staníc Jednotných pracovísk, pričom by bola potrebná analýza aj iných možností na biznis úrovni, ktoré podporia cieľ “zníženie rizika súvisiaceho s výpadkom jednotného pracoviska a s prerušením poskytovania služieb na oddelení dokladov” (podľa Projektového zámeru).
Ako jedno z kľúčových vylučujúcich kritérií je uvedené “bez vykonania upgrade programového vybavenia” JP, v realite však mali byť presne naopak táto možnosť tiež zvážená - o to viac, že v budúcnosti sú tieto zmeny aj podľa projektovej dokumentácie plánované.
Kalkulácia efektívnosti
V predchádzajúcej zmluve (viď. časť Dokumenty) na 100ks zariadení bolo nakúpené zariadenie SmartHUB za jednotkovú cenu 1320 Eur, čo podstatne prevyšuje štandardné trhové ceny obdobných zariadení. V aktuálnom projekte je podľa CBA odhadovaná cena SmartHUB zariadenia vrátane “biometrickej licencie” na úrovni 4570 Eur. Táto cena je neobvykle vysoká aj voči predchádzajúcemu pilotnému projektu. V dokumentácii nie sú tieto nezrovnalosti nijako vysvetlené.
Prínosy projektu uvádzané v dokumentácii na úrovni 66M Eur za 10 rokov sú nereálne.
Kalkulácia “ušetreného času používateľa” v CBA, ktorá je deklarovaná ako hlavný prínos projektu, je realizovaná nesprávne. V parametroch “priemerný čas čakania/vybavenia” podľa Správy o stave VS 2022 nebol kalkulovaný faktor zatvorených JP. Taktiež nie je jasný súvis “zatvoreného pracoviska” a “doby čakania”, keďže na zatvorenom pracovisku nikto nečaká. Pre všetkých občanov je kalkulovaný čas “čakania” pri prevzatí dokladov, hoci v súčasnosti napr. podstatná časť OP je doručovaná na adresu.
Kalkulácia “zníženia rizika znemožnenia výkonu povolania” pre pracovníkov JP je nesprávne uvedená ako ďalší kvalitatívny prínos, keďže táto práca sa týka iba vybavovania požiadaviek občanov v súvislosti s agendou dokladov. Takto je rovnaké “ušetrenie času” kalkulované duplicitne.
Participácia na príprave projektu
K projektu bolo verejné pripomienkovanie, avšak prebehlo iba počas augusta, kedy vzhľadom na dovolenkové obdobie nebolo možné štandardne sa zapojiť.
Dokumenty
Online dokumentácia: MetaIS
Dokumentácia prípravnej fázy:
Predchádzajúci nákup 100 zariadení SmartHUB:
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
- 2019 Začaté pilotné riešenie zastaralých zariadení na JP
- 2021-2022 Obstaraných 144 kusov SmartHUB riešenia pre pracoviská PZ a CPPZ
- august 2023 Verejné pripomienkovanie projektu
- 26.10.2023 MIRRI schválilo projekt