Názov: Optimalizácia procesov riadenia a prevádzky Zboru väzenskej a justičnej stráže
Garant: Generálne riaditeľstvo Zboru väzenskej a justičnej stráže
Stručný opis: Hlavným cieľom je optimalizácia procesov riadenia a prevádzky Zboru väzenskej a justičnej stráže. K projektu existuje aj reformný zámer a projekt, ktorým sa majú reformovať procesy ZVJS. Súčasťou projektu je aj bezpečnostný nový integrovaný systém (HW aj SW) väzníc.
Náklady na projekt: 34 003 829 EUR s DPH (v rámci toho bude nákup špecializovaného HW v sume 10 280 595 EUR hradený zo štátneho rozpočtu)
Aktuálny stav projektu: Príprava projektu
Čo sa práve deje:
- 17.12.2018 je plánované schvaľovanie štúdie uskutočniteľnosti
Zhrnutie hodnotenia Red Flags:
Projekt pozostáva z dvoch častí. Zavádza sa zmena fungovania ZVJS (prvá časť) a s tým spojená reforma procesov. Prínosy tejto časti sú jasné a podporené meraniami. Druhá časť projektu - bezpečnostný systém - je nie je adekvátne zdôvodnená a podporená tvrdými dátami - jej prínosy sú popísané zväčša len kvalitatívne. Takéto spojenie častí má negatívny dopad na kvalitu štúdie, vyhodnotenie alternatív aj CBA.
Stanovisko Slovensko.Digital:
Navrhujeme projekt prepracovať a oddeliť agendovú časť od bezpečnostného systému, posudzovať ich samostatne a pristúpiť k týmto častiam ako k dvom samostatným projektom.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
K projektu existuje reformný zámer a realizuje sa reformný projekt, ktorého predbežné vstupy (procesné modely a merania) sú aj súčasťou IT projektu. IT projekt však v obsahuje aj nový Bezpečnostný systém, ktorý je k agendovému/reformnému projektu takpovediac “prilepený”, bez jasnej väzby na tento agendový systém a bez vyčíslenia jeho prínosov.
Merateľné ciele (KPI)
Projekt má určené merateľné ukazovatele. Viaceré KPI projektu sú len výstupového charakteru, čím nie sú naviazané na opodstatnenie projektu v CBA.
Týka sa to najmä KPI priamo naviazaných na Bezpečnostný systém. Napríklad ciele ako “Počet subjektov zboru so zavedenými modernými, spoľahlivými a efektívnymi technológiami v oblasti ochrany, bezpečnosti a monitorovania osôb” alebo “Podiel služobných vozidiel využívaných na výkon eskortných a iných činností, ktoré budú monitorované”. Pri takto nastavených KPI môže reálne nastať scenár, že sa minie 20 miliónov EUR (časť projektu na Bezpečnostný systém), budú splnené formálne KPIs (napr. vozidlá budú vybavené kamerami), ale táto časť projektu neprinesie žiadne prínosy a nebude existovať spôsob, ako by sme v projekte odmerali, či to nastalo alebo nie. To znamená, že ani počas projektu nebude existovať mechanizmus, ako ho korigovať s ohľadom na prínosy, ktoré očakávame. A to je predsa účelom business case. Prínosy uvedené v samostatnej prílohe sú tiež len “opisného charakteru” bez kvantitatívneho vyjadrenia (KPI) merateľného dopadu zavedenia projektu.
Cieľ “Podporiť koncepčné zámery v oblasti výkonu väzby a výkonu trestu odňatia slobody, …” nepovažujeme za vhodný (chýba k nemu aj KPI). Takýto cieľ je málo špecifický a nemerateľný.
KPI pre “agendovú časť” projektu - t.j. implementáciu systému na podporu reformy procesov ZVJS - považujeme za dobre nastavené.
Postup dosiahnutia cieľov
Plán je formalizovaný a javí sa, že dve časti projektu (agendová časť a bezpečnostný systém) sú na sebe nezávislé. Nie je zrejmé, prečo sú spojené do jedného projektu. V projekte sa nepočíta s “Proof of Concept”. Odporúčame jeho vykonanie predovšetkým pre časť Bezpečnostného systému, ktorej prínosy sú dnes vyjadrené len kvalitatívne.
Súlad s KRIS (nie je zatiaľ vyhodnotený)
N/A
Biznis prínos
Projekt má dve samostatné časti. Prínosy agendovej časti, t.j. systému, ktorý má podporiť reformu procesov ZVJS sú zrejmé. Prínosy drhej časti (bezpečnostný systém) sú vyjadrené len kvalitatívnym opisom. Aj keď z pohľadu nezainteresovanej strany dávajú zmysel, ich zakomponovanie do projektu sa javí ako umelé a bez tvrdých KPI, ktoré by umožnili meranie úspešnosti tejto časti.
Príspevok v informatizácii
Prvá časť projektu je klasickým agendovým systémom, ktorý má podporiť reformu procesov. Z toho pohľadu hodnotíme projekt ako prínosyný aj pre širší kontext informatizácie. Prínosy Bezpečnostného systému (druhá časť projektu) sú z opisného hľadiska pochopiteľné, ale chýba im jasné vyjadrenie vo forme prínosov, KPI a naviazania týchto KPI na ciele informatizácie.
Štúdia uskutočniteľnosti
Štúdia uskutočniteľnosti existuje, ale jej hlavným nedostatkom je umelé spájanie dvoch samostatných projektov do jedného, pričom bezpečnostný projekt sa “vezie” na prínosoch agendového. Neplní sa tak hlavný účel štúdie a to je posúdenie efektívnosti vynakladaných investícií. Správnym prístupom by bolo oddelenie dvoch projektov do samostatných ŠÚ a analýza ich alternatív a prínosov/nákladov samostatne.
Alternatívy
Alternatívy sú v ŠÚ posúdené. Opäť však trpia tým, že v rámci projektu sú umelo spojené dve nesúvisiace témy a k nim sú naviazané kritériá vyhodnocovania alternatív. V projekte existujú dve alternatívy, ktoré má zmysel porovnávať ekonomicky - Alternatíva 2 (elektronizácia procesov) a alternatíva 5 (elektronizácia + bezpečnostný systém). Väčšinu kritérií naviazaných na agendovú elektronizáciu (čo by mal byť primárny cieľ v zmysle OPII) spĺňajú obe alternatívy. Jedno kritérium (Riešenie podporí procesy v oblasti ochrany, bezpečnosti a monitorovania osôb a modernizuje elektronické zabezpečenie na báze integrovaného bezpečnostného systému využitím najmodernejších technológií. (KO)) je však nastavené tak, že neumožňuje reálne porovnať, či by oveľa efektívnejšia nebola alternatíva 2, kedže táto alternatíva ho nespĺňa. Kľúčovým prvkom v projekte je teda bezpečnostnosť, aj keď prínosy v CBA preukázateľne pramenia v prevažnej miere z úplne iných aktivít, ktoré na bezpečnostný projekt nie sú nijak naviazané.
Kalkulácia efektívnosti
Prínosy projektu z prevažnej miery pramenia z úspor z reformy procesov. Bezpečnostný projekt má prínosy vyjadrené len popisom (bez tvrdých dát), napriek tomu, že tvorí 2/3 nákladov. Považujeme to za zásadne nesprávnu aplikáciu metodiky CBA.
Náklady - oceňujeme pomerne detailné nacenenie HW komponentov bezpečnostného projektu. Predpokladáme, že v čase obstarávania budú popisy komponentov neutralizované, aby sa tak predišlo zamedzeniu konkurencie. Odhady prácnosti v časti Bezpečnostný projekt sa však pohybujú na úrovni stoviek až tisícov človekodní bez vysvetlenia metódy, akou boli vypočítané. To považujeme za zásadný nedostatok projektu. V projekte nie sú zahrnuté žiadne náklady na interných zamestnancov ZVJS, aj napriek tomu, že ide o projekt za viac ako 30 mil. EUR.
Participácia na príprave projektu
K projektu prebehlo pripomienkovanie aj verejný híring. V projekte prebehlo aj oslovenie partnerských organizácií v zahraničí, čo kvitujeme. Nesprávne sa to však vykladá ako prípravná trhová konzultácia - chýba v nej práve element trhu. Zapojenie trhu hodnotíme ako nedostatočné. Najmä vzhľadom na rozsah projektu, aj na to, že priamo v ŠÚ sa už navrhuje spôsob obstarania, to považujeme za nevhodné a odporúčame ešte pred prípadným obstarávaním vykonať prípravné trhové konzultácie. Za nedostatok participácie považujeme to, že zásadné pripomienky neboli v projekte zohľadnené.
Dokumenty
-
Reformný zámer: 38.RZ-ZVJS (1).pdf (1.7 MB)
-
Štúdia uskutočniteľnosti: SU_166_MD_ZVJS_29112018.pdf (1.5 MB)
a jej príloha SU_166_priloha_ZVJS_29112018.pdf (205.2 KB) -
CBA (obe varianty): CBA_SU_OPII_ZVJS_variant A_30112018.xlsx (307.1 KB), CBA_SU_OPII_ZVJS_variant B_29112018.xlsx (283.3 KB)
-
Prínosy v oblasti ochrany bezpečnosti (príloha, ktorá na kvalitatívnej úrovni vysvetľuje prínosy bezpečnostného projektu): SU_ZVJS_Prinosy v oblasti ochrany a bezpecnosti_v2 (1).docx (29.5 KB)
-
prezentácia z verejného híringu (vrátane vysvetlení k predloženým pripomienkam): ZVJS_SU-UPPVII.pptx (824.8 KB)
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
- 20.7.2017 Reformný zámer schválený HK OP EVS Vysledky hlasovanie 6. HK 20.07.2017.pdf (183.7 KB)
- 16.11.2018 Štúdia uskutočnitešnosti predložená na verejné pripomienkovanie
- 29.11.2018 Verejný híring k ŠÚ