Názov: IS eForms
Garant: Úrad pre verejné obstarávanie
Stručný opis: Cieľom projektu je implementácia povinností vyplývajúcich členskému štátu z nariadenia EK v oblasti elektronických formulárov pre proces verejného obstarávania. V podstate túto povinnosť riešia všetky členské krajiny EK, a EK k tomu poskytuje aj technickú dokumentáciu SIMAP - eForms . Úrad pre verejné obstarávanie k tejto “základnej” požiadavke pridal opčnú časť, v ktorej sa riešia síce želateľné, ale nie “povinné” zlepšenia a optimalizácie.
Náklady na projekt: 2,5M Eur (investície) + 2,5M Eur (prevádzka počas 10 rokov) s DPH
Aktuálny stav projektu: Obstarávanie
Čo sa práve deje:
- Príprava obstarávania po schválení projektu
Zhrnutie hodnotenia Red Flags: V hodnotení vidno nevyrovnanosť predkladanej dokumentácie z pohľadu jednotlivých kritérií. Projekt má jasný prínos, postup dosiahnutia cieľov je realistický a súvisiace kalkulácie v CBA uveriteľné. Naopak slabým miestom projektu je nedostatočný výber alternatív. Spôsob spracovania a výberu biznis alternatív ovplyvňuje kvalitu preskúmania realizačných možností. Chýba dekompozícia na funkčné a technické moduly, pre ktoré existuje viacero technologických alternatív a to minimálne vývoj na zákazku vs. existujúce riešenie vs. cloudové služby. ÚVO deklaruje prínos k úspore času, k vstupu nových subjektov do VO, optimalizáciu a digitalizáciu vybraných procesov, avšak merateľný ukazovateľ projektu je iba jeden: “realizácia 1 informačného systému”.
Stanovisko Slovensko.Digital: Nevidíme zásadný problém brániaci realizácii projektu, a to aj na pozadí skutočnosti, že ide o potrebu splniť požiadavky z nariadenia EK a rozvoj ďalších služieb spojených s národnou legislatívou, napr. Register konečných užívateľov výhod. Pozitívne hodnotíme snahu ÚVO o optimalizáciu procesov spracovania formulárov a aplikovanie ďalších princípov informatizácie v SR, napr. využitie referenčných údajov, integráciu na CSRÚ, zvyšovanie používateľského zážitku služieb, poskytovanie analytických údajov a publikovanie otvorených údajov. Pri projekte, ktorý je vynútený legislatívou je potrebné dbať na nákladovú efektívnosť, v ktorej vidíme určité nedostatky. Výsledok projektu by nemal byť sledovaný cez 1 kus informačného systému, ale cez reálne biznis prínosy, ktoré koncoví používatelia by mali získať, ako napr. úspora času, vstup nových subjektov do VO, atď. Hoci sa to v dokumentácii projektu neuvádza, predpokladáme že má podstatne napomôcť k naplneniu cieľov Reformného zámeru Budovanie proklientsky orientovaného ÚVO, a takto ho odporúčame aj ďalej posudzovať.
HODNOTENIE RED FLAGS
I. Prípravná fáza
Reforma VS 
Projekt má ambíciou optimalizovať, zjednodušiť a digitalizovať vybrané procesy a služby spojené s procesom verejného obstarávania (VO). Projekt je vynútený nariadením EK, ktoré dáva povinnosť členským krajinám EÚ do roku 2023 implementovať potrebné zmeny, najmä v zjednotení a redukcii formulárov, zadefinovaniu schém a štandardu a tak prispieť k zvyšovaniu interoperability.
ÚVO má v rámci projektu ambíciu zefektívniť aj procesy spojené s národnou legislatívou, napr. v oblasti Registra užívateľov konečných výhod.
Úrad pre verejné obstarávanie má schválený Reformný zámer Budovanie proklientsky orientovaného UVO, ktorý sa však v dokumentácii tohto projektu nespomína a nie je jasné, či ho ÚVO stále považuje za záväzný.
Merateľné ciele (KPI)
Absentujú ukazovatele, ktoré by sledovali biznis prínos projektu. Merateľný ukazovateľ typu vybudovania 1 kusu informačného systému nie je možné považovať za úplne relevantný. Pri agendovom systéme by sa ako ukazovatele mali sledovať ušetrený čas, podiel nových subjektov vstupujúcich do VO, atď.
Malo by význam tento projekt posudzovať z hľadiska príspevku k naplneniu cieľov schváleného Reformého zámeru Budovanie proklientsky orientovaného ÚVO.
Postup dosiahnutia cieľov
Plán dosiahnutia a realizácie projektu je uveriteľný. Plán zohľadňuje všetky potrebné fázy a náležitosti definované vyhláškou o projektovom riadení. Plán zohľadňuje jednotlivé fázy, dĺžku trvania procesov; je vidieť skúsenosť ÚVO s prostredím verejnej správy, čo je možné potvrdiť aj z osobnej skúsenosti. ÚVO identifikoval potenciálne riziká a aj ich mitigáciu. ÚVO disponuje potrebnými odbornými kapacitami na riadenie projektu.
Súlad s KRIS (nie je zatiaľ vyhodnotený)
Súlad s KRIT Úradu pre verejné obstarávanie nie je vyhodnotený.
Biznis prínos
Biznis prínos hodnotíme pre projekt ako celok. Projekt je rozdelený na 2 časti, a to povinná časť a funkčnosť a potom opcia, t.j. rozšírená funkčnosť. Celkovo ide o uveriteľné biznis prínosy:
- deklaruje sa zrýchlenie procesov
- deklaruje sa zjednodušenie procesov a formulárov
- deklaruje sa zjednodušenie vstupu nových subjektov do procesov VO
- deklaruje sa optimalizácia procesov a služieb vyplývajúca z elektronizácie
Podstatnú časť prínosov garantuje časť, ktorá predstavuje opčnú funkčnosť, dosiahnuté budú iba v prípade jej realizácie.
Príspevok v informatizácii
Projekt plánuje implementovať viacero princípov a iniciatív informatizácie v zmysle NKIVS 2016 a strategických priorít, čo hodnotíme pozitívne. Projekt by mal byť v súlade s týmito princípmi:
- optimalizácia služieb
- rešpektovanie vyhlášky o použiteľnosti
- využívanie referenčných údajov a integrácia na CSRÚ
- zlepšenie kvality údajov
- zlepšenie analytických a štatistických údajov o VO
- publikovanie do API GW
- publikovanie opendát
- vlastníctvo zdrojového kódu
ÚVO vylúčil použitie služieb vládneho cloudu na úrovni IaaS alebo PaaS vo vzťahu k spracúvaným dátam. Absentuje detailnejšia analýza podporujúca toto rozhodnutie. V katalógu služieb vládneho cloudu sú však zapísané aj IaaS služby s certifikáciou na úroveň U3.
Štúdia uskutočniteľnosti
Dokumentácia rešpektuje aktuálnu vyhlášku. ÚVO vypracoval všetky potrebné dokumenty pre iniciačnú fázu projektu. Vybrané dokumenty register rizík, zoznam používateľských požiadaviek sú spracované v dostatočnej kvalite a detaile. Slabými miestami sú najmä alternatívy a merateľné ukazovatele, viď. príslušné hodanotenia.
Alternatívy
Sú identifikované a posudzované 2 biznis alternatívy:
- základná funkčnosť
- zakládná funkčnosť + opcia/doplnková funkčnosť
Biznis alternatívy nie sú dekomponované na funkčné moduly a teda chýbajú technologické alternatívy pre jednotlivé moduly, kde za základne alternatívy považujeme porovnanie vývoj vs. produkt vs. cloudová služba. Z návrhu architektúry budúceho stavu však vidno, že riešenie nie je monolitické, ale obsahuje moduly ako napr. IAM, správu formulárov, otvorené údaje.
Vhodné by bolo pracovať s konceptom základných biznis alternatív, v rámci ktorých sa identifikujú moduly a pre tieto moduly sa následne pripravujú aj technologické alternatívy. Práve multikriteriálnou analýzou sú posudzované biznis alternatívy a následne technologické alternatívy.
V tomto prípade je kompletne vypustená multikriteriálna analýza, nakoľko v rámci CBA sú posúdené obe zvažované alternatívy.
Kalkulácia efektívnosti
CBA je spracovaná podľa definovaných vzorov a štandardov. CBA je postavená na uveriteľných parametroch.
Návratnosť investície podľa CBA zabezpečuje práve časť spadajúca do opcie.
V CBA absentuje vyčislenie cez funkčné moduly.
Plánuje sa nákup HW pre infraštruktúry a zabezpečenie prevádzky, čoho nevyhnutnosť nepovažujeme za dostatočne odôvodnenú.
Participácia na príprave projektu
Participáciu považujeme za nadštandardnú. ÚVO zverejnil všetky potrebné dokumenty a dodržal procesy a komunikuje s trhom prostredníctvo prípravných trhových konzultácií.
Dokumenty
- Dokumenty pre prípravnú fázu: MetaIS
- hodnotenie ÚHP
Aktivity
V tomto projekte už prebehli nasledovné dôležité aktivity / míľniky:
16.12.2021 - plánované schvaľovanie projektového zámeru